Oliver Peterson 6. Juli 2022 Geschäftsbetrieb Kontinuierliche Verbesserung ohne Datenerfassung ist wie querfeldein ohne Schilder oder Karte zu fahren.
Die Datenerfassung ist für Verbesserungen von entscheidender Bedeutung, denn ohne sie gibt es keinen wirklichen Beweis dafür, dass überhaupt ein Problem besteht.
Warum nehmen Sie Verbesserungen vor? Ist es wirklich ein Problem oder sind Sie im Moment nur durch Frustration verzerrt?
Ja, Ihre Frustration kann Ihnen Hinweise auf das Grundproblem geben, aber wenn Sie sich nur auf Ihre Gefühle verlassen, werden Sie auf lange Sicht keine genauen Ergebnisse erzielen.
Hier kann die Datenerfassung hilfreich sein. Mit unserer Analysefunktion können Sie ein objektives, unvoreingenommenes Bild des aktuellen Status eines bestimmten Prozesses zeichnen und dabei helfen, potenzielle Bereiche hervorzuheben, die verbessert werden könnten.
Beginnen wir also damit, unsere 5 kontinuierlichen Verbesserungsschritte zur Prozessoptimierung durchzugehen:
- Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess, der verbessert werden soll
- Schritt 2: Bewerten Sie die Wirksamkeit und ermitteln Sie Verbesserungen
- Schritt 3: Prozessverbesserungen umsetzen
- Schritt 4: Testen und verfolgen Sie den aktualisierten Prozess
- Schritt 5: Optimieren Sie den Prozess durch Automatisierung
Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess, der verbessert werden soll
Kein Prozess ist perfekt, aber es gibt einige, die Ihnen ständig Probleme bereiten können. Hier sollten Sie beginnen.
Notieren Sie sich den Prozess, der am häufigsten Zeit und Ressourcen für Sie und Ihr Team verschwendet.
Dann müssen Sie diesen Prozess vollständig verstehen, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:
- Was ist das Ziel des Prozesses?
- Wann beginnt und endet es?
- Was sind die einzelnen Aktivitäten innerhalb des Prozesses?
- Welche Abteilungen/Mitarbeiter sind beteiligt?
- Welche Informationen werden zwischen den Schritten übertragen?
Die Antworten auf diese Fragen sollen dazu beitragen, alle Elemente hervorzuheben, aus denen der Prozess besteht, und zu klären, wie man ihn am besten optimieren kann, beginnend mit den spezifischen Zielen, die dieser Prozess erreichen möchte.
Warum Sie Ihre Prozesse dokumentieren sollten
Bevor wir fortfahren, ist es wichtig, sich selbst zu fragen: Wie gut ist meine Prozessdokumentation?
Sie wissen vielleicht, welche Prozesse aktualisiert werden müssen, aber ohne eine klare Prozessdokumentation ist eine kontinuierliche Verbesserung grundsätzlich unmöglich.
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Kontinuierliche Verbesserung funktioniert nur, wenn Sie sich ansehen können, wie etwas vorher funktioniert hat, und es mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen vergleichen können. Eine klar geschriebene und zugängliche Prozessdokumentation ist der beste Weg, eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.
Schritt 2: Bewerten Sie die Wirksamkeit und ermitteln Sie Verbesserungen
Nachdem Sie nun Ihren Prozess festgelegt haben, ist es an der Zeit, seine Wirksamkeit zu bewerten und zu bestimmen, welche Verbesserungen am optimalsten wären.
Beginnen Sie damit, die Stärken und Schwächen des Prozesses aufzuzeichnen. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was funktioniert und was nicht und wo Verbesserungen vorgenommen werden könnten.
Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige der Aufgaben überhaupt nicht notwendig sind, um das Endziel zu erreichen. Wenn Sie auf dieses Problem stoßen, sollten Sie erwägen, einige dieser Aufgaben zu konsolidieren oder sie sogar ganz abzuschaffen. Es ist immer besser, einen Prozess zu haben, der prägnant und auf den Punkt gebracht ist, als einen Prozess, der möglicherweise übermäßig kompliziert oder unklar ist, was er erreichen möchte.
Schritt 3: Prozessverbesserungen umsetzen
Wenn Sie Ihren Prozess gut dokumentiert haben oder, noch besser, eine Prozessmanagementsoftware verwenden, sollte diese Aufgabe so einfach sein, dass Sie Ihren Prozess Schritt für Schritt durchgehen und dabei Änderungen vornehmen.
Eine bewährte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung besteht darin, bei jeder Änderung neue Versionen eines Prozesses zu iterieren. Dies trägt dazu bei, Fehler zu vermeiden und erleichtert die Verfolgung und den Vergleich von Daten zwischen verschiedenen Versionen eines Prozesses, sodass Sie genau bestimmen können, ob Änderungen tatsächlich Verbesserungen darstellen oder nicht.
Ein weiterer Tipp besteht darin, ein einfaches Protokoll aller Änderungen zu führen, die Sie in jeder Iteration vornehmen. So ist es einfacher, Wissen auszutauschen und sicherzustellen, dass jeder versteht, welche Änderungen von wem und wann vorgenommen wurden.
Schritt 4: Testen und verfolgen Sie den aktualisierten Prozess
Tests sind wichtig, vor allem um sicherzustellen, dass Sie nichts kaputt gemacht haben. Führen Sie den Prozess durch, idealerweise unter möglichst realitätsnahen Bedingungen, und stellen Sie sicher, dass alles wie erwartet funktioniert.
Betrachten Sie das Endziel des Prozesses – wird dieses noch erreicht?
Sobald Sie festgestellt haben, dass die Prozessverbesserungen funktionieren, können Sie mit der Datenerfassung beginnen, um den Erfolg etwaiger Änderungen zu bewerten.
Verwendung von Process Street Analytics
Die Möglichkeit, die Leistung Ihrer Prozesse, Ihres Teams oder Ihrer Kunden anzuzeigen, ist entscheidend für das Verständnis, ob die von Ihnen vorgenommenen Änderungen tatsächlich effektiver sind oder nicht.
Informationen wie der Aufgabenfortschritt und aktive/abgeschlossene Workflow-Ausführungen können Ihnen dabei helfen, Engpässe zu lokalisieren und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Ihr Team auf die Änderungen reagiert.
Klicken Sie hier, um mehr über die Analytics-Funktion von Process Street zu erfahren.
Schritt 5: Optimieren Sie den Prozess durch Automatisierung
An diesem Punkt sind Sie im Grunde fertig. Sie haben Verbesserungen identifiziert und umgesetzt und sollten in der Lage sein, diese Änderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen, um den Erfolg zu bewerten.
Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen und das Beste aus Ihrer Workflow-Management-Software herausholen möchten, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Aufgaben (falls vorhanden) automatisiert werden könnten.
Zunächst einmal – nur um es vorweg zu nehmen – wenn Sie Papier verwenden, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit Effizienzgewinne erzielen, wenn Sie auf digitales Prozessmanagement umsteigen.
wie man einen Punkt zwischen Wörtern einfügt
Für den Rest von Ihnen: Wenn Sie Daten zwischen Apps übertragen (z. B. Dropbox-Dateien manuell zu Google Drive hinzufügen), sollten Sie prüfen, ob Sie manuelle Aufgaben mit einer unserer nativen Automatisierungen eliminieren können.
Es lohnt sich auch, einen Blick auf Zapier, Power Automate und zu werfen Make.com da dort eine Menge Automatisierungen verfügbar sind.
Was halten Sie von unseren 5 kontinuierlichen Verbesserungsschritten? Haben Sie irgendwelche Tipps, die wir möglicherweise ausgelassen haben? Lass es uns unten in den Kommentaren wissen!
