Als ich anfing, in der Unternehmenswelt zu arbeiten, fiel mir auf, dass ein Begriff häufig im Umlauf war: BizOps .
Was zum Teufel ist BizOps? Und warum gibt es dafür eine ganze Abteilung? Was machen Sie??
Es war mir ein Rätsel, dass ich irgendwann nachschlagen musste, um meinen Kollegen gegenüber nicht so unwissend zu wirken wie ich.
Für diejenigen unter Ihnen, die den gleichen Kampf durchmachen: BizOps ist die Abkürzung für „Business Operations“ und sie sind unglaublich wichtig für ein Unternehmen.
Lassen Sie mich Ihnen dabei helfen.
Was sind Geschäftsbetriebe?
Der Geschäftsbetrieb hat einen ziemlich breiten Umfang. Grundsätzlich betrifft es jeden Teil eines Unternehmens, der dafür sorgt, dass es am Laufen bleibt und Gewinne erwirtschaftet.
Es sind diese alltäglichen Aufgaben, die dafür sorgen, dass alles reibungslos funktioniert. Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für den Geschäftsbetrieb, da jedes Unternehmen anders ist.
Es wird ganz anders aussehen zwischen a Finanzunternehmen und zum Beispiel ein produzierendes Unternehmen. Es wird sogar zwischen Einzelhändlern unterschiedlich aussehen, ob sie stationär oder online sind.
Aber keine Sorge. Die Grundlagen des Geschäftsbetriebs sind universell, also lassen Sie uns darüber sprechen.
Elemente des Geschäftsbetriebs
Es gibt vier Elemente, die den Geschäftsbetrieb ausmachen und sich von Branche zu Branche nicht ändern. Sie sind einfach auf ihre ganz eigene Art und Weise angepasst .
Standort
Alle neuen Unternehmen müssen einen Standort auswählen, an dem sie tätig sein möchten. Ob es sich um eine abgelegene Lage, ein Hochhaus in der Innenstadt oder eine ländliche Produktionsstätte handelt, die Bedeutung der Entscheidung bleibt dieselbe.
Und diese Entscheidung ist, ob Sie es glauben oder nicht, Teil des Geschäftsbetriebs. Es betrifft alles von:
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- Der Pool der verfügbaren Kunden
- Physischer Speicher
- Firmenlayout
- Mitarbeiterparkplatz
Es ist im Wesentlichen der grundlegendste Baustein Ihres Geschäftsbetriebs.
Wie können Sie einen reibungslosen Betrieb erwarten, wenn täglich Hunderte von Mitarbeitern nach Parkplätzen suchen? Oder fehlt Ihnen der Platz zum Aufbewahren von Dokumenten und Produkten?
Sie werden es einfach nicht tun.
Technologie
Technologie ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Und es umfasst alles von der Fabrikausrüstung bis zur Software zur Bestandsverfolgung. Im wahrsten Sinne des Wortes ist jede Technologie, die Sie zur Führung Ihres Unternehmens einsetzen, Teil des Geschäftsbetriebs.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Technologie wichtig ist, um Abläufe zu rationalisieren und über alle technologischen Fortschritte auf dem Laufenden zu bleiben. So bleiben Sie stets wettbewerbsfähig.
Mitarbeiter
Ohne Ihre Mitarbeiter sind Sie nichts. Der Grundstein für jedes Unternehmen besteht darin, herauszufinden, welche Mitarbeiter Sie benötigen, wie viele und ob diese in Vollzeit, Teilzeit oder auf Zeitbasis beschäftigt sein sollen.
Der Schlüssel zu einem guten Geschäftsbetrieb ist der Aufbau eines ausgewogenen Talentpools. Sie müssen den idealen Punkt finden, genügend Mitarbeiter zu haben, um einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten, ohne sie zu überbestellen oder zu überlasten.
Es ist nicht einfach, aber es kann das Spiel für Unternehmen wirklich verändern.
Prozesse
Last but not least: Prozesse. Wenn man bedenkt, dass das Unternehmen, für das ich arbeite, Process Street heißt, kann man mit Sicherheit sagen, dass dieses Unternehmen mein Favorit ist.
Ihre Prozesse sind die wiederkehrenden Aufgaben, die Unternehmen am Leben halten. Das sind Dinge wie:
- Mitarbeiter-Onboarding
- Fakturierung
- Marktforschung
- Rekrutierung
- Einreichen von Kundenbeschwerden
- Herstellung eines Produkts
Du bekommst das Bild. Diese kleineren, alltäglichen Prozesse sind für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens unerlässlich, aber nur, wenn sie gut durchgeführt werden.
Man könnte argumentieren, dass dies der wichtigste Aspekt des Geschäftsbetriebs ist, weil er die Dinge am Laufen hält. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern, ist es ratsam, zunächst Ihre Prozesse zu untersuchen, um Ineffizienzen festzustellen.
Beispiele für Geschäftsabläufe
Die Elemente des Geschäftsbetriebs sind gut und schön, aber wie sieht es in der Praxis tatsächlich aus? Hier sind einige Beispiele:
Personalwesen
Die Personalabteilung ist für alle Vorgänge im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterlebenszyklus verantwortlich, einschließlich:
- Rekrutierung
- Onboarding
- Leistungsmanagement
- Offboarding
Und alles dazwischen.
Wenn das HR-Team diese Abläufe nicht optimieren kann, kann dies schwerwiegende Folgen für den Talentpool eines Unternehmens haben. Gutes Onboarding hat das Potenzial, die Mitarbeiterbindung zu steigern sogar 82 %. Das ist wichtig!
Um die HR-Abläufe zu optimieren, können zu den täglichen Aufgaben beispielsweise die Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Erstellung neuer Onboarding-Prozesse gehören. Obwohl sie unterschiedlich sind, sind beide für den Geschäftsbetrieb wichtig.
Marketing
Ohne Marketing kann man doch nichts verkaufen, oder? Alle wiederkehrenden Prozesse, die Ihr Marketingteam durchführen muss, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bekannt zu machen, fallen unter das Dach des Geschäftsbetriebs.
Aber ich spreche nicht nur von den auffälligen Kampagnen, die sie machen, oder den SEO-freundlichen Beiträgen, die sie schreiben. Ich spreche auch über die Backend-Teile des Marketings. Denn ein gut etablierter Prozess zur Genehmigung von Marketingmaterialien ist genauso wichtig wie die Materialien selbst. Der Betrieb läuft reibungsloser, wenn Genehmigungen und damit Verantwortlichkeiten vorliegen.
Vermarkter sind auch dafür verantwortlich, gut recherchierte Marktinformationen zu sammeln, eine tägliche Aufgabe, die einen enormen Unterschied für den Gewinn eines Unternehmens machen kann. Wenn es also nicht gut gemacht wird, kann es mehr kosten, als es wert ist.
Verkäufe
Im Geschäftsbetrieb im Vertrieb geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass das Vertriebsteam am Tag die größtmögliche Zeit hat, um einen Verkauf zu versuchen.
Wenn Vertriebsmitarbeiter zu viel Zeit damit verbringen müssen, Informationen zu protokollieren oder Verkaufsstrategien zu entwickeln, dann ist das ein Beispiel für schlechte Geschäftsabläufe.
Wenn Sie jedoch dafür sorgen, dass alle Prozesse, die hinter den Kulissen von Verkaufsbesprechungen und Kaltakquise ablaufen, reibungslos ablaufen, können Ihre Vertriebsmitarbeiter so viel Zeit wie möglich mit einem Kunden verbringen, um Beziehungen aufzubauen und einen Verkauf abzuschließen. Das wiederum steigert den Gewinn und ist ein Beispiel für gute Geschäftsabläufe.
Um dies zu erreichen, sollten Sie beispielsweise automatisierte Arbeitsabläufe in Betracht ziehen, um Ihrem Vertriebsteam Zeit zu sparen. Dies hängt mit dem Einsatz von Technologie zur Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe zusammen.
Finanzen
Dies umfasst alles rund um die Finanzen eines Unternehmens sowie die finanzielle Entscheidungsfindung.
Dies ist wahrscheinlich die heikelste von allen, denn ein einziger Fehler könnte ein Unternehmen für immer ruinieren. Bei diesen Geschäftsabläufen geht es nicht darum, effizient zu arbeiten, sondern darum, korrekt zu arbeiten.
Zu ihren täglichen Aufgaben gehören daher Dinge wie:
- Anlagestrategien erstellen
- Verwalten von Transaktionen
- Lohn- und Gehaltsabrechnung machen
- Erstellen von Finanzberichten
- Wirtschaftsprüfung
Wie beim Marketing sollten alle oben aufgeführten Prozesse mit einem Unterprozess einhergehen, der jeden von ihnen genehmigt, um Fehler zu vermeiden. Ohne sie ist es nur eine Frage der Zeit, bis jemand einen Fehler macht, der ein Unternehmen viel Zeit und Geld kostet.
Produkt
Von unseren fünf Beispielen ist dieses das umfassendste, da es alles von der Herstellung eines tatsächlichen Produkts bis zum Produktteam abdeckt.
Das Ziel des Betriebs in Bezug auf das Produkt besteht darin, sicherzustellen, dass das Produktteam über alle Informationen verfügt, die es benötigt (Budget, Berichterstattung usw.), um auf der Grundlage des Kundenfeedbacks Verbesserungen am Produkt vorzunehmen. Das Produktteam legt diese Änderungen wiederum dem Team vor, das für die Herstellung des Produkts verantwortlich ist.
Um dies zu erreichen, sollten wiederkehrende Prozesse etabliert werden, um sicherzustellen, dass das Produktteam immer neue Informationen von anderen Teams erhält, wenn sie auftauchen. Ohne dies kann das Produktteam seine Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigen. Und wenn das der Fall ist, kann das Produkt nicht verbessert werden, was den Umsatz beeinträchtigen kann.
Best Practices für den Geschäftsbetrieb
Falls es bis jetzt noch nicht klar ist: Die Geschäftsabläufe sind alle miteinander verbunden. Wenn eine Abteilung im operativen Geschäft ausfällt, kann dies einen Dominoeffekt auf andere Abteilungen haben. Aus diesem Grund müssen Sie die Best Practices für den gesamten Geschäftsbetrieb übernehmen, damit Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschine funktionieren kann.
Optimieren Sie Prozesse
Operationen sind nichts ohne Prozesse. Prozesse sind die Bausteine, die einen guten Betrieb ausmachen. Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren, optimieren Sie automatisch auch Ihre Abläufe.
Es gibt verschiedene Dinge, die Sie tun können, um dies zu erreichen.
- Suchen Sie nach Ineffizienzen in aktuellen Prozessen
- Analysieren Sie die Ergebnisse
- Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben
- Holen Sie Mitarbeiter-Feedback ein
- Anpassungen durchführen
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ist ein wichtiger Punkt, da sie Ihrem Team die Erledigung untergeordneter Arbeiten erspart, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben aufwenden könnten.
Der Einsatz von Geschäftsprozesssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, diese Aufgaben zu automatisieren und allgemeine Ineffizienzen in Prozessen zu verringern. Während die meisten zwar Geld kosten, ist es eine lohnende Investition, da Sie durch die Verbesserung Ihrer Gesamtabläufe letztendlich mehr Geld sparen, als Sie ausgeben.
Leistung messen
Überlegen Sie sich realistische und messbare Ziele für Ihr Unternehmen. Auf diese Weise können Sie die Leistung einfacher analysieren. Dadurch können Sie auch die spezifischen Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen. Welche Abteilungen verlangsamen den Betrieb und warum?
Diese Ziele sollten konkret sein. Wenn Ihr Ziel darin besteht, im nächsten Quartal mehr Gewinn zu erzielen, können Sie daran nicht viel messen. Wenn Ihr Ziel jedoch darin besteht, den Gewinn um 10 % zu steigern, können Sie diese Zahl Ihren Mitarbeitern mitteilen, und diese wissen, worauf sie hinarbeiten müssen.
Wenn Sie dieses Ziel nicht erreichen, können Sie zu jeder Abteilung gehen und mit ihnen über ihre Abläufe sprechen, um das Problem herauszufinden.
Beobachten Sie Trends
Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, dass Ihre Abläufe stagnieren. Die ganze „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht“-Einstellung. Vielleicht gilt das für bestimmte Situationen, aber nicht für den Geschäftsbetrieb.
Zu den Trends können Veränderungen im Markt und in der Branche, neue Technologien, neue Gesetze und Veränderungen in der Wirtschaft gehören. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie den Überblick behalten und offen für Veränderungen sein.
Wir nennen es die Politik der kontinuierlichen Verbesserung. Geben Sie sich niemals zufrieden und denken Sie, dass das, was Sie tun, gut genug ist. Es gibt immer Verbesserungen, die vorgenommen werden könnten. Beobachten Sie neue Trends und hören Sie auf das Feedback Ihrer Kunden und Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass Sie nicht der Nächste sind K-Mart .
Nutzen Sie Daten, um Entscheidungen zu treffen
Schließlich müssen Sie den Daten vertrauen und sie für die Entscheidungsfindung nutzen. So sehr wir Entscheidungen auf der Grundlage unserer Gefühle oder vergangenen Ergebnisse treffen möchten, sind diese nicht immer die besten Indikatoren dafür, wohin wir gehen sollten.
Die meisten Softwareprogramme für das Geschäftsprozessmanagement verfügen über eine Analyse- und Berichtsfunktion, mit der Sie die Kennzahlen aller verwendeten Prozesse einsehen können. Das ist ein guter Ausgangspunkt für die Suche nach Daten.
Auch hier kommen Trends wieder ins Spiel. Ein Blick auf Dinge wie Inflation, neue lokale Richtlinien und Branchenumfragen kann Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Anpassungen Sie vornehmen müssen, um den Betrieb zu verbessern.
Kombinieren Sie die beiden Datensätze und Sie werden nicht mehr aufzuhalten sein!
Eine letzte Sache
Da der Begriff „Geschäftsbetrieb“ so weit gefasst ist, kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll, wenn man daran interessiert ist, ihn zu verbessern.
Machen Sie sich keine Sorgen, gehen Sie einfach alles Schritt für Schritt durch. Sie können einfach damit beginnen, alle unterschiedlichen Prozesse aufzuschreiben, die in den einzelnen Abteilungen zum Einsatz kommen. Von dort aus gehen Sie zu den Abteilungsleitern und erhalten Informationen darüber, wie die Prozesse aktuell ablaufen.
Danach sollte klar werden, welche Bereiche Sie verbessern müssen, um den Geschäftsbetrieb optimal zu optimieren. Lassen Sie sich nicht einschüchtern. Du kannst es schaffen!
