Was ist ein Workflow? Ein Leitfaden für Einsteiger in das Workflow-Management

Wenn Sie auf der Startseite von Google nachsehen, was ein Workflow ist, ist das erste Ergebnis im wahrsten Sinne des Wortes die Wörterbuchdefinition.

Die Abfolge industrieller, administrativer oder anderer Prozesse, die eine Arbeit vom Beginn bis zur Fertigstellung durchläuft.

Dann haben Sie die Definition von Kissflow, die nicht klarer ist:

Eine Abfolge von Aufgaben, die Daten über einen bestimmten Pfad vom Beginn bis zum Abschluss verarbeitet.

Und dann ist da noch diese Seite. Und wie definieren wir einen Workflow?

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Ein Workflow ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen.

Jetzt kommen wir irgendwohin.

Was ist ein Arbeitsablauf?

Workflows sind eine Reihe von Schritten, die in einem Prozess abgeschlossen werden müssen.

Betrachten Sie es im wahrsten Sinne des Wortes als Arbeit, die von einer Phase zur nächsten fließt, sei es durch einen Kollegen, ein Tool oder einen anderen Prozess. Sie können einen vollständigen Arbeitsablauf alleine ausführen (z. B. das Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen eines Blog-Beitrags) oder mehrere Personen einbeziehen (z. B. die Rechnungsstellung an einen Kunden).

Warum sind Arbeitsabläufe wichtig?

Für Unternehmen können Arbeitsabläufe äußerst kompliziert werden.

Denken Sie über den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter nach. Um diesen Prozess korrekt abzuschließen, müssen mehrere verschiedene Abteilungen koordinieren. Schlechtes Onboarding kann nicht nur zum Verlust neuer Talente führen, sondern auch zu schwerwiegenden Compliance-Problemen.

Auf dieser Ebene müssen sie ordnungsgemäß überwacht, verwaltet und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich sind.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen?

Arbeitsablauf Und Verfahren werden oft synonym verwendet. Wenn man bedenkt, dass sie oft als aufeinander abgestimmtes Set geliefert werden, ist das verständlich.

Das obige Bild listet die Hauptunterschiede zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen auf, aber der wichtigste Punkt ist:

A Verfahren ist eine Methode, die verwendet wird ausführen eine Folge von Aktivitäten .

A Arbeitsablauf ist ein Werkzeug gewöhnt an erleichtern diese Methode .

Wenn wir auf das Beispiel des Mitarbeiter-Onboardings zurückkommen, umfasst der Prozess alle verschiedenen Schritte, die unternommen werden müssen, wie zum Beispiel:

• Papierkram ausgefüllt
• Arbeitsplatz eingerichtet
• Ausbildung

Der Workflow stellt diese Schritte in einer klaren Struktur dar, sodass Sie in einem Diagramm oder einer Checkliste leicht visualisieren können, was getan werden muss.

Best Practices für Arbeitsabläufe

Um einen effektiven Workflow aufzubauen, müssen Sie drei wichtige Fragen beantworten:

• Welche genauen Arbeiten müssen erledigt werden?
• Wer ist für die einzelnen Aufgaben verantwortlich?
• Wie viel Zeit wird jede Aufgabe in Anspruch nehmen?

Durch die Beantwortung dieser Fragen und die Strukturierung der Antworten in einem Diagramm oder Prozess erhalten Sie einen Arbeitsablauf.

Indem Sie die zu erledigende Arbeit messen, können Sie steuern, wie optimal sie ausgeführt wird. Andernfalls haben Sie keine Ahnung, was vor sich geht oder wo der Engpass in der Aktivität Ihres Teams liegt.

Phasen eines Workflows

Der Aufbau eines Workflows gliedert sich in fünf Phasen:

1. Identifizieren Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen
2. Bestimmen Sie, wer für diese Aufgaben verantwortlich ist
3. Ordnen Sie die Aufgaben in einer Reihenfolge an
4. Testen Sie den Arbeitsablauf
5. Überprüfen und wiederholen

Es ist wichtig, bei der Aufrechterhaltung Ihrer Arbeitsabläufe eine kontinuierliche Verbesserung zu praktizieren. Wenn Sie unterwegs diese kleinen Optimierungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow nur die notwendigsten und aktuellsten Aufgaben umfasst – und Sie müssen später keine Zeit für eine größere Überarbeitung aufwenden.

Die 3 Grundkomponenten eines Workflows

Während die Anzahl der Aufgaben in jedem Workflow zwischen 8 und 80 variieren kann, besteht jeder Workflow aus drei Grundkomponenten:

Auslösen:Das Ereignis, das den Workflow startet. Dies kann eine Aktion, eine Entscheidung, ein bestimmter Zeitpunkt oder eine Reaktion auf etwas sein.Aufgabenreihe/die Arbeit:Dazu gehören alle Aufgaben, Personen und Ergebnisse, die am Workflow beteiligt sind.Ergebnisse:Was der Workflow hervorbringt. Ein Ergebnis oder Ergebnis kann etwas Greifbares wie der Kauf einer Dienstleistung oder abstrakter sein wie der Zugriff auf bestimmte Informationen.

Die Aufgabenreihe nimmt einen Großteil des Arbeitsablaufs ein, aber sowohl der Auslöser als auch die Ergebnisse sind gleichermaßen wichtig. Wenn Sie nicht wissen, wo Ihr Prozess beginnen und enden soll, wird Ihr Workflow ziemlich nutzlos sein.

Arten von Workflows

Da es immer am besten ist, Dinge zu dritt zu erledigen, gibt es drei Hauptarten von Arbeitsabläufen, denen Sie begegnen werden:

• Projektabläufe
• Einfache Prozessabläufe
• Bedingter Prozessablauf

Den genauen Unterschied zwischen diesen Typen herauszufinden, kann manchmal schwierig sein, aber wie bei allem müssen Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Werkzeug für die Aufgabe verwenden.

Projektabläufe sind der einfachste Typ. Dabei handelt es sich in der Regel um einmalige Arbeitsabläufe, die darauf abzielen, ein Projekt auf Kurs zu halten, damit die Ergebnisse pünktlich geliefert werden, die Verantwortlichkeiten klar sind und Ihr Team keine Engpässe erlebt.

Möglicherweise können Sie Teile eines Projektworkflows wiederverwenden. Beispielsweise erstellt das Content-Team mehrere Inhalte.

Jedes davon ist ein kleines Projekt. Abhängig von einer Vielzahl von Faktoren sind die genauen Schritte nicht immer gleich. Da der Gesamtprozess Ist Wir können den Workflow zur Inhaltserstellung jedoch für Dinge wie Recherche, Rezensionen und Bildanfragen wiederverwenden.

Als nächstes haben Sie das einfacher Prozessablauf . Diese Art von Workflow deckt alle Ihre vorhersehbaren, wiederholbaren Aufgaben ab. Das Versenden einer Rechnung oder die Genehmigung von Urlaub sind einfache Prozessabläufe.

Egal was passiert: Es ändert sich nichts. Der Workflow folgt bei jeder Ausführung genau den gleichen Zeiten und der exakt gleichen Art und Weise.

Einfach.

Endlich gibt es die Bedingter Prozessablauf . Diese Workflows verwenden eine Form von wenn, dann Logik zur Strukturierung des Prozesses.

Es handelt sich um den Workflow-Roman „Wähle dein eigenes Abenteuer“: Wenn du den Kerker erkunden möchtest, gehe zu Aufgabe 13. Wenn du die Stadt erkunden möchtest, gehe zu Aufgabe 22.

Bei Process Street bezeichnen wir es als bedingte Logik, die verzweigte Pfade innerhalb desselben Workflows erstellt. Das ist großartig, denn es bedeutet, dass Sie für Dinge wie Onboarding oder Hilfetickets nur einen Workflow für mehrere Situationen benötigen.

Der Client-Onboarding-Workflow von Payroll Processors ist ein perfektes Beispiel dafür, was bedingte Logik genau bewirken kann:

Wie Lohn- und Gehaltsabrechnungsbearbeiter die bedingte Logik von Process Street für das Kunden-Onboarding nutzen

Workflow-Optimierung

Vor nicht allzu langer Zeit bin ich auf LinkedIn auf einen Beitrag gestoßen, in dem es um Business-Buzzwords und Fachjargon ging. Diese Schlagworte wurden in zwei Typen unterteilt:

• Zu vage, um auf andere Weise beschrieben zu werden (denken Sie an Dynamik und ihre Kohorten)
• So offensichtlich, dass sie nicht erwähnt werden mussten (innovativ, kundenorientiert usw.)

Optimierung ist ein bisschen wie diese Schlagworte. Wir alle wissen, was „Optimieren“ im Wörterbuch bedeutet. Wir alle wissen, dass es eine gute Sache ist. Dinge sind immer besser, wenn sie optimiert sind.

Doch was bedeutet Optimierung in Bezug auf einen Workflow? Was Ist einen optimierten Workflow und wie bekommt man ihn?

Ständige Verbesserung

Der Aufbau eines Workflows ist nur der erste Schritt. Ohne angemessene Aufmerksamkeit können Arbeitsabläufe leicht durch Ineffizienzen und überflüssige Aufgaben ins Stocken geraten.

Hier kommt die kontinuierliche Verbesserung ins Spiel. Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig überprüfen, können Sie sicherstellen, dass sie aktuell bleiben und Ihren Anforderungen entsprechen. Sie können dann entscheiden, ob Sie inkrementelle oder bahnbrechende Änderungen an Ihren Prozessen und der Art und Weise Ihrer Arbeitsabläufe vornehmen müssen.

Inkrementelle Änderungen sind im Grunde das, wonach sie klingen: Kleine Optimierungen und Verbesserungen, die Sie vornehmen, sobald Sie auf sie stoßen.

Bei bahnbrechenden Änderungen handelt es sich um große Änderungen, die typischerweise im Rahmen eines Gruppenüberprüfungs- und Entscheidungsprozesses vorgenommen werden. Während Sie möglicherweise ziemlich häufig inkrementelle Änderungen vornehmen, müssen Sie Ihren Arbeitsablauf (und möglicherweise sogar Ihren Prozess) neu bewerten, wenn Sie hauptsächlich bahnbrechende Änderungen vornehmen.

Six Sigma, DMAIC, Lean und Kaizen sind allesamt wirklich nützliche Werkzeuge zur Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen.

Workflow-Automatisierung

Automatisierung ist die Daseinsberechtigung eines Workflows.

Arbeitsabläufe nehmen all diese wilden, intuitiven Prozesse auf und bringen Ordnung in sie. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Automatisierung in den Arbeitsablauf integriert ist – oder dass jeder Arbeitsablauf eine Automatisierung benötigt.

Noch verwirrt?

Bei der Workflow-Automatisierung wird ermittelt, welche Teile eines Prozesses ohne viel – oder gar kein – menschliches Eingreifen erledigt werden können.

Einige Beispiele für Dinge, die Sie automatisieren könnten, sind:

• Versenden einer standardisierten Willkommens-E-Mail
• Übertragen von Daten in eine Tabellenkalkulation
• Hinzufügen eines Ereignisses zu Ihrem Kalender
• Bearbeitung einer Zahlung

Dies sind alles sich wiederholende Aufgaben, die für sich genommen vielleicht nur ein paar Minuten dauern, aber diese Minuten summieren sich.

Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler umso größer. Denken Sie darüber nach: Sie haben stundenlange Dateneingabe vor sich. Ich saß den ganzen Tag da und trug Zahlen in Spalten ein. Die größte Aufregung war, als Tony an diesem Morgen mit Donuts auftauchte.

Man fängt mit guten Absichten an, aber wann schaltet man auf Autopilot? An welchem ​​Punkt treffen Sie versehentlich eine zusätzliche Null und berechnen einem Kunden am Ende 5.000 US-Dollar statt 500 US-Dollar? Oder umgekehrt? Sie sind beide schlecht.

Deshalb automatisieren Sie.

Sobald Sie identifiziert haben, welche Aufgaben automatisiert werden müssen, ist die Implementierung ziemlich einfach. Mit Software wie Zapier können Sie Integrationen einrichten, um einen Auslöser in einer App mit einem Ergebnis in einer anderen zu verknüpfen.

Sie geben die Daten einmalig ein. Es wird an alle Orte gesendet, an denen es sein muss. Sie verfügen über absolute Genauigkeit auf allen Kanälen und es kostet Sie nur die Zeit, die für das Anklicken einer Schaltfläche erforderlich ist.

Vorteile eines Workflows

Arbeitsabläufe reduzieren Verschwendung. Verschwendete Zeit, verschwendete Mühe, verschwendete Ressourcen.

Wenn Sie Ihre Prozesse planen, können Sie erkennen, wo es Engpässe und überflüssige Aufgaben gibt. Sobald Sie wissen, wo sie sich befinden, können Sie sie beseitigen. Dann können Sie und Ihr Team sich auf die notwendigen Aufgaben konzentrieren.

Workflows eignen sich auch hervorragend für Kommunikation, Verantwortlichkeit und Transparenz. Ein Arbeitsablauf sollte klar machen, wer für was verantwortlich ist und wann eine Lieferung abgeschlossen sein soll. Sie müssen Ihr Team nicht im Mikromanagement verwalten. Ihr Team muss nicht mikroverwaltet werden. Alle sind glücklicher.

Da jeder Aspekt eines Prozesses im Workflow dokumentiert wird, verfügt jedes Teammitglied über die Informationen, die er benötigt, wenn er sie benötigt. Die Reduzierung von Missverständnissen steigert die Produktivität – und führt dazu, dass Ihr Team weniger mit seinen Aufgaben und untereinander frustriert ist.

Herausforderungen eines Workflows

Arbeitsabläufe erfordern ständige Aufmerksamkeit. Sie können nicht einfach eines bauen und erwarten, dass es für immer perfekt läuft. Sie müssen es pflegen.

Die Wartung von Arbeitsabläufen kann zeitaufwändig und kompliziert sein – besonders wenn Sie Ihre Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung nicht praktiziert haben.

Aber wenn keine regelmäßige Wartung durchgeführt wird, kann dies zu ernsthaften Problemen führen:

• Ungenaue Zeit-/Kostenschätzungen
• Fehlkommunikationsfehler
• Wichtige Schritte überspringen oder vergessen
• Genehmigungen werden ohne Prüfung angewendet – oder bei Bedarf nicht angewendet
• Kostspielige Engpässe

Stellen Sie sich einen Arbeitsablauf wie ein Auto vor. Autos sind wirklich nützlich und effizient. Normalerweise können Sie mit dem Auto mehr in kürzerer Zeit erledigen als zu Fuß.

Spektrum-Kabelpakete

Außerdem müssen Sie nicht alles tragen.

Aber Autos brauchen Kontrollen. Manche sind klein – neue Reifen, Ölwechsel, Abgastests und so weiter. Manchmal muss man etwas mehr investieren – etwa in einen neuen Anlasser oder Keilriemen. Für sich genommen sind diese Dinge keine große Sache.

Wenn Sie jedoch schon einmal zu lange auf einen Ölwechsel verzichtet haben, wissen Sie genau, wie wichtig eine regelmäßige Wartung sein kann.

Workflow-Softwaretools und Anbieter

Wenn Sie Workflow googeln (was Sie natürlich getan haben), werden Sie genau sehen, wie viele Arten von Workflow-Software es gibt. Wenn Sie gerade erst mit Arbeitsabläufen beginnen – und das sind Sie –, ist es schwierig herauszufinden, welcher genau das bietet, was Sie brauchen, und das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Hier sind einige unserer beliebtesten Tools zur Workflow-Erstellung:

Lufttisch So bleiben wir organisiert. Mit Lufttisch Sie können personalisierte Ansichten und benutzerdefinierte Kanban-Boards einrichten und alles automatisieren, von der Erstellung eines Datensatzes bis zum Versenden einer E-Mail.

ich schaue ist das perfekte Tool zum Skizzieren Ihres Arbeitsablaufs. ich schaue Funktioniert wie ein kollaboratives Whiteboard, auf dem Ihr gesamtes Team – egal ob aus der Ferne oder vor Ort – zusammenarbeiten kann, um das zu bauen, was Sie brauchen.

Locker ist der universelle Messaging-Hub für nahezu jedes Team da draußen. Und warum nicht? Locker lässt sich in nahezu alle Apps integrieren, mit denen Sie arbeiten. Sie können sich mit jedem in Ihrem Team zusammentun, Videos aufnehmen und Dateien teilen – oder auch nur mit einem einzelnen. Und da sind die GIFs. Wer liebt kein gutes GIF?

Prozessstraße. Du wusstest, dass das kommen würde, oder? Process Street-Workflows sind der zentrale Kern für alles, was wir tun. PTO-Anfragen, Onboarding, Helpdesk, Erstellen dieser Seite … Alles erfolgt über einen Workflow. Und – entweder über Zapier oder unsere Erstanbieter-Automatisierungen – alle diese Workflows können mit Slack, Airtable und dem Rest unserer Software-Suite verbunden werden.

Wie sieht ein Arbeitsablauf aus?

Dies ist der Ablauf eines Prozesses:

Konkret ist dies der Grundriss unseres Content-Erstellungsprozesses. Der Arbeitsablauf für diesen Prozess umfasst viele, viele weitere Schritte, eine Vielzahl von bedingten Pfaden und eine ganze Menge Automatisierung.

Aber hier hat es angefangen. Acht Schritte vom Beginn einer Aufgabe bis zur Veröffentlichung.

Wenn Sie jemanden aus dem Content-Team bitten würden, diesen Prozess zu beschreiben, würde ich wetten, dass er nicht so prägnant oder so spezifisch wäre. Einige Schritte würden näher erläutert, andere übersprungen und die Beschreibung selbst wäre wahrscheinlich ziemlich nichtlinear.

Genau so funktioniert das Gehirn der Menschen. Deshalb ist es wichtig, Ihren Prozess zu skizzieren, bevor Sie den Workflow erstellen.

Jetzt wird jeder dieser acht Schritte zu einem Abschnitt innerhalb eines Workflows. Dann zerlegen wir jeden Schritt in einzelne Aufgaben.

Beispielsweise erhält der Autor im ersten Schritt einen Auftrag, die Workflow-Aufgaben sehen in etwa so aus:

1. Thema ist ausgewählt (Airtable-Datensatz über Slack generiert)
2. Fälligkeitsdatum festgelegt (über Process Street-Workflow zum Kalender hinzugefügt)
3. Veröffentlichungsdatum festgelegt (über Workflow zum Kalender hinzugefügt)
4. Bearbeiter ist zugewiesen (Airtable-Datensatz über Workflow aktualisiert)
5. Designteam wird zugewiesen (Airtable-Datensatz über Airtable generiert)
6. Autor erhält Auftrag (Benachrichtigung über Slack und Process Street erhalten)

Diese sechs Aufgaben sind jeweils in eine einzelne Aktion unterteilt. Dies vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass nichts ausgelassen wird. Ohne diese Automatisierungen wäre es sehr leicht, versehentlich ein Fälligkeitsdatum festzulegen, aber nicht das Veröffentlichungsdatum.

Wenn diese Termine für jeden manuell eingegeben würden, könnte es sein, dass jedes Teammitglied auf unterschiedliche Fälligkeitstermine hinarbeitet – was später zu erheblichen Engpässen führen könnte.

So holen Sie das Beste aus Ihren Arbeitsabläufen heraus

Denken Sie daran, dass ein Workflow ein Werkzeug ist. Es ist ein nützliches und vielseitiges Werkzeug, aber es kann nicht alles.

Beim Aufbau Ihres Arbeitsablaufs müssen Sie den Prozess, an dem Sie arbeiten, und das Ergebnis, das Sie erreichen möchten, genau verstehen. Identifizieren Sie, welche Aufgaben automatisiert werden können und welche einen praxisorientierteren Ansatz erfordern.

Am wichtigsten ist, dass Sie weiter daran arbeiten. Ein guter Arbeitsablauf verändert sich ständig, weil sich Ihr Prozess – und Ihre Bedürfnisse – ständig ändern. Wenn etwas in Ihrem Workflow überflüssig oder irrelevant geworden ist, entfernen Sie es. Wenn Sie dem Prozess einen neuen Schritt hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn auch Ihrem Workflow hinzufügen.

Ein guter Arbeitsablauf sollte die Arbeit einfacher und nicht komplizierter machen.