So greifen Sie über Outlook auf SharePoint zu

Überblick über die SharePoint- und Outlook-Integration

SharePoint- und Outlook-Integration Bieten Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf für Teams mit mehreren Benutzern. Sie können SharePoint-Listen mit Outlook-Ordnern verbinden und so Dateien freigeben, verfolgen und gemeinsam bearbeiten, ohne das Programm wechseln zu müssen.

Der Zugriff auf SharePoint über Outlook ist einfach – fügen Sie einfach eine Website- oder Bibliotheks-URL hinzu. Anschließend können Sie Dokumente in Outlook öffnen und erhalten vollen Zugriff, einschließlich Bearbeitungsrechten.

Sie können die Integration auch anpassen. Wählen Sie je nach Teamgröße und Anforderungen aus, welche Bibliotheken Sie in Ihr Outlook-Konto integrieren.

Plus, Microsoft Power Automate Vorlagen (ehemals Microsoft Flow) kann E-Mail-Anhänge aus Outlook direkt in SharePoint-Buchhaltungsordnern speichern. Diese Vorlagen helfen dabei, mühsame Aufgaben zu automatisieren.

Erleben Sie den Komfort des Zugriffs auf SharePoint über Outlook! Genießen Sie das Beste aus beiden Welten.

Zugriff auf SharePoint über Outlook

Um über Outlook auf SharePoint zuzugreifen und Ihren Arbeitsprozess effizienter zu gestalten, nutzen Sie die SharePoint-Schaltfläche im Outlook-Menüband, synchronisieren Sie SharePoint-Bibliotheken mit Outlook, fügen Sie SharePoint-Kalender zu Outlook hinzu und nutzen Sie SharePoint-Sites direkt über Outlook. Diese Unterabschnitte bieten eine Vielzahl von Lösungen, die Ihnen dabei helfen, SharePoint einfach in Outlook zu integrieren und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

Verwenden der SharePoint-Schaltfläche im Outlook-Menüband

Möchten Sie Ihre SharePoint-Site direkt aus Outlook abrufen? Sie müssen nicht mehr suchen! Hier finden Sie eine Anleitung zur Verwendung der SharePoint-Schaltfläche im Outlook-Menüband.

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Symbol „Neue E-Mail“.
2. Klicken Sie im neuen E-Mail-Fenster im Menüband auf „Datei anhängen“.
3. Klicken Sie dann auf „Webadressen durchsuchen“ und wählen Sie „Office 365 SharePoint“.
4. Sie werden aufgefordert, sich mit Ihren Geschäfts- oder Schulkonto-Anmeldeinformationen bei Office 365 anzumelden. Nachdem Sie sich angemeldet haben, gelangen Sie zu Ihrem SharePoint-Site . Jetzt können Sie in Outlook navigieren, Dateien anzeigen und anhängen.

Gute Nachrichten: Dies funktioniert mit Windows- und Mac-Versionen von Outlook. Kein Wechseln zwischen Anwendungen mehr – sparen Sie Zeit mit diesem tollen Tool! Vergessen Sie nicht, diese Funktion spart viel Zeit. Benutzer müssen ihren E-Mail-Client nicht verlassen, um Dokumente zu teilen.

Früher habe ich stundenlang nach Dateien gesucht und dabei zwischen Anwendungen gewechselt. Mir wurde nicht klar, wie viel Zeit ich verschwendete, bis mir ein Kollege von der SharePoint-Schaltfläche in Outlook erzählte. Jetzt kann ich auf meine zugreifen SharePoint-Site mit nur einem Klick. Ich spare Zeit und steigere meine Effizienz. SharePoint mit Outlook synchronisieren: Warum zwei Plattformen, wenn eine ausreicht?

Synchronisieren von SharePoint-Bibliotheken mit Outlook

Verknüpfen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken in drei einfachen Schritten mit Outlook! Öffnen Sie Ihre SharePoint-Bibliothek im Internet Explorer und überprüfen Sie die Bibliothek Tab und wählen Sie aus Stellen Sie eine Verbindung zu Outlook her. Folgen Sie dann den Anweisungen und klicken Sie Ja. Sie können jetzt von Outlook aus auf SharePoint-Dateien zugreifen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und Erteilen Sie die Erlaubnis oder stellen Sie Benachrichtigungen ein um Benutzer über alle Änderungen in SharePoint zu benachrichtigen. Genießen Sie den Komfort des Zugriffs auf SharePoint-Bibliotheken über Outlook und sparen Sie Zeit und Mühe! Warum sich für eines entscheiden, wenn Sie beides haben können? Fügen Sie SharePoint-Kalender zu Outlook hinzu und verpassen Sie nie einen Takt.

Hinzufügen von SharePoint-Kalendern zu Outlook

Machen Sie Ihr Outlook zum Superhelden mit einfachem Zugriff auf Ihren SharePoint-Kalender! Befolgen Sie dazu diese vier Schritte:

1. Gehe zum SharePoint-Site und auswählen Kalender-Tools
2. Drücke den Registerkarte „Kalender“.
3. Wählen Mit Outlook verbinden
4. Sagen Ja wenn Sie um Erlaubnis gebeten werden

Beim Aktualisieren von Outlook wird ein neuer Ordner mit den SharePoint-Kalendern angezeigt, der in Echtzeit synchronisiert wird.

Um Netzwerk- oder Sicherheitsprobleme zu vermeiden, verwenden Sie moderne Browser wie Chrome oder Edge . Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Antivirenprogramm und Ihre Firewalls auf beiden Seiten ordnungsgemäß konfiguriert sind. Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen erhalten Sie eine fehlerfreie Synchronisierung.

Verwenden von SharePoint-Sites in Outlook

Verabschieden Sie sich vom Wechseln zwischen Outlook und SharePoint, denn beide lassen sich integrieren! Jetzt kannst du Dokumente ansehen und bearbeiten direkt in Outlook. Außerdem können Sie es zusammenarbeiten mit Ihren Kollegen und Zugriff auf SharePoint-Bibliotheken ohne jemals ein separates Browserfenster öffnen zu müssen.

Aber das ist nicht alles - Synchronisierung beider Plattformen ist für den erfolgreichen Datenaustausch unerlässlich und stellt sicher, dass Sie Zugriff auf alle notwendigen Informationen haben.

Mein Kollege war zum Beispiel auf Geschäftsreise und benötigte ein bestimmtes Kundendokument. Aber dank der Integration von SharePoint mit Outlook konnte er das Dokument schnell finden, ohne sich beim VPN seines Unternehmens anmelden zu müssen. Beeindruckend!

Machen Sie sich bereit für ein neues Maß an Produktivität mit SharePoint und Outlook!

Einrichten der SharePoint-Integration in Outlook

Um die SharePoint-Integration in Outlook mit dem Ziel einzurichten, von Outlook aus auf SharePoint zuzugreifen, können Sie diese einfachen Schritte befolgen. Konfigurieren Sie SharePoint-Site-Standorte in Outlook, verbinden Sie Outlook mit SharePoint Online und passen Sie SharePoint-Integrationseinstellungen in Outlook an. Das Befolgen dieser Unterabschnitte führt zu einer erfolgreichen Integration von SharePoint in Outlook.

Konfigurieren von SharePoint-Site-Standorten in Outlook

Sind Sie bereit, SharePoint-Site-Speicherorte in Outlook anzupassen? Hier ist eine nützliche Anleitung, um es schnell und genau zu machen.

Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“.
2. Wählen Sie „Optionen“ und dann unten „Menüband anpassen“.
3. Erweitern Sie „Hauptregisterkarten“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Entwickler“. OK klicken'.

Dadurch können Sie eine benutzerdefinierte Makroschaltfläche hinzufügen, die direkt auf SharePoint-Websites verweist.

Denken Sie daran: Für mehrere SharePoint-Standorte müssen eindeutige URLs als separate Makroschaltflächen hinzugefügt werden.

Verstehen Sie jede SharePoint-Site und den Speicherort der Dateien. Mit zunehmender Übung wird der Prozess reibungsloser und die Zusammenarbeit verbessert sich.

Ein Kollege hatte einmal Schwierigkeiten, ein Dokument zu finden, weil in Outlook der falsche SharePoint-Speicherort verknüpft war. Befolgen Sie diese Anleitung, um solche Probleme zu vermeiden und Zeit und Ressourcen zu sparen.

Outlook mit SharePoint Online verbinden

Die Integration von Outlook mit SharePoint Online ist einfach! Hier sind 6 Schritte Folgen:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Kontoeinstellungen aus.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu.
4. Geben Sie Ihr SharePoint-URL im Feld.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen.
6. Jetzt können Sie auf Ihre zugreifen SharePoint-Dateien direkt aus Outlook .

Denken Sie daran, ein Für die Verbindung mit Outlook ist ein aktives SharePoint-Konto erforderlich . Sie können auch Zeit sparen, indem Sie Benachrichtigungen für Ordner in Ihrer SharePoint-Bibliothek einrichten. Auf diese Weise bleiben alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.

Stellen Sie sicher, dass Passen Sie Ihre SharePoint-Integration in Outlook an – Eine Größe passt nicht für alle!

Anpassen der SharePoint-Integrationseinstellungen in Outlook

Die Integration von Outlook mit SharePoint bringt viele Vorteile mit sich. Durch das Anpassen der Einstellungen erhalten Benutzer die Kontrolle über viele Aspekte. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie diese Einstellungen in sechs einfachen Schritten anpassen können!

1. Klicken Sie oben in Outlook auf die Registerkarte „Dateien“.
2. Wählen Sie „Optionen“ aus dem Dropdown-Menü.
3. Wählen Sie „Vertrauenscenter“ aus den Optionen.
4. Klicken Sie auf „Trust Center-Einstellungen“.
5. Wählen Sie im linken Bereich „Automatischer Download“.
6. Wählen Sie mit den entsprechenden Kontrollkästchen aus, ob Sie die SharePoint-Integration aktivieren oder deaktivieren möchten.

Darüber hinaus können Sie auch Benachrichtigungen zu Downloadfehlern, Links und mehr auswählen – in diesem Abschnitt stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung.

Durch das Anpassen dieser Einstellungen können Sie die Zugriffskriterien zwischen Outlook und SharePoint je nach Präferenzen und organisatorischen Anforderungen anpassen. Nach der Anpassung werden SharePoint-Registerkarten neben wichtigen Outlook-Funktionen – wie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben – sichtbar.

Da Unternehmen während einer Pandemie remote arbeiten, ist eine optimale Leistung von entscheidender Bedeutung. Es soll nichts verloren gehen! Sorgen Sie für maximale Produktivität, indem Sie die SharePoint-Integration mit diesen Schritten sofort anpassen!

Technische Probleme verhindern den Zugriff auf SharePoint? Machen Sie eine Kaffeepause und geben Sie der Technologie die Schuld!

Beheben häufiger Probleme beim Zugriff auf SharePoint über Outlook

Um häufige Probleme beim Zugriff auf SharePoint aus Outlook zu beheben, müssen Sie sich der möglichen Fehler bewusst sein, die auftreten können. Mit unserem Leitfaden zum Zugriff auf SharePoint aus Outlook sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Abschnitt zur Fehlerbehebung besprechen wir die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der SharePoint- und Outlook-Integration und bieten Lösungen zu deren Lösung. Unsere Unterabschnitte zu Authentifizierungsfehlern, Synchronisierungsfehlern, Berechtigungsproblemen und Konnektivitätsproblemen bieten Ihnen die Lösung für jedes Problem, auf das Sie stoßen könnten.

Authentifizierungsfehler

Der Zugriff auf SharePoint über Outlook kann zu Authentifizierungsfehlern führen. Diese erscheinen normalerweise, wenn gespeicherte Anmeldeinformationen falsch oder abgelaufen sind. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie die richtigen Anmeldeinformationen in das System eingeben.

Stellen Sie sicher, dass das Windows-Konto und das E-Mail-Konto in Active Directory verbunden sind. Dadurch wird Single Sign-On (SSO) für den Outlook- und SharePoint-Zugriff konfiguriert.

Profi-Tipp: Vermeiden Sie Authentifizierungsfehler beim Zugriff auf SharePoint über Outlook, indem Sie die Anmeldeinformationen auf dem neuesten Stand halten. Und stellen Sie sicher, dass Windows- und E-Mail-Konten im Active Directory verknüpft sind. Es ist wie eine vorbeugende Maßnahme zu einer chaotischen Trennung!

Synchronisierungsfehler

Bei der gemeinsamen Nutzung von SharePoint und Outlook können Synchronisierungsprobleme auftreten. Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, um diese Probleme zu vermeiden!

1. Richtige Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass sowohl Outlook als auch SharePoint richtig konfiguriert sind. Überprüfen Sie ihre Einstellungen noch einmal, z. B. Synchronisierungsintervalle und Ordnerberechtigungen.
2. Vermeiden Sie große Dateien: Die Synchronisierung großer Dateien zwischen Outlook und SharePoint kann aufgrund langsamer Bandbreite oder Speicherkapazität zu Problemen führen.
3. Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie Outlook und SharePoint sowie die Salesforce-Bereitstellung auf dem neuesten Stand. Neue Funktionen und Kompatibilität werden unterstützt.

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Synchronisieren von Daten die neuesten Versionen von Outlook und SharePoint verwenden und über eine stabile Internetverbindung verfügen. Ein Benutzer hat beim Synchronisieren von Office 365 Onedrive for Business und SharePoint Online über MS Teams Dokumente verloren. Sie wünschten, sie hätten ihre Dateien woanders gesichert, anstatt sich nur auf die Synchronisierungsfunktion zu verlassen.

Es sieht so aus, als ob die Berechtigungen von SharePoint strenger sind als meine Thanksgiving-Dinner-Hose!

Berechtigungsprobleme

Beim Versuch, SharePoint mit Outlook zu verwenden, können Berechtigungsprobleme auftreten. Überprüfen Sie, ob die Berechtigungen für beide korrekt sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass Benutzer auf Site- und Dokumentebene über den richtigen Zugriff verfügen.

Erwägen Sie, Berechtigungen statt Gruppenberechtigungen direkt an Benutzerkonten zu erteilen. Dies macht die Kontrolle präziser und reduziert die Zahl der IT-Hilfeanfragen.

Zugriff abgelehnt Es können Fehler auftreten. Überprüfen Sie die Sicherheitsberechtigungen des Benutzers, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.

Kürzlich hatte eine Kollegin Schwierigkeiten, Dokumente in der Bibliothek ihrer Teamwebsite zu sehen. Bei näherer Betrachtung stellten wir fest, dass der Internet Explorer sie daran hinderte, Netzwerkinhalte anzuzeigen. Wir haben die Team-Site-URL als vertrauenswürdige Site in den IE-Einstellungen hinzugefügt und das Problem sofort gelöst.

Versuchen Sie, Outlook und SharePoint zu verbinden? Es könnte funktionieren, aber seien Sie auf seltsame Momente vorbereitet.

Verbindungsprobleme

Fehlerbehebung bei SharePoint- und Outlook-Problemen kann echt schmerzhaft sein. Häufige Verbindungsprobleme werden normalerweise verursacht durch Probleme mit der Netzwerkverbindung, fehlende Updates oder Patches, falsche Anmeldeinformationen oder Autorisierungsfehler .

Überprüfen Sie zunächst die Netzwerkverbindung. Stellen Sie dann sicher, dass auf dem Computer die erforderlichen Updates und Patches installiert sind. Stellen Sie sicher, dass die Microsoft Office-Version mit SharePoint und Outlook kompatibel ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontoberechtigungen in SharePoint korrekt festgelegt sind und dass für Active Directory keine Kennwortänderungen erforderlich sind.

Versuchen Sie, Cache-Dateien zu löschen, Add-Ins zu deaktivieren oder das System und die Anwendungen neu zu starten. Wenn dies nicht funktioniert, wenden Sie sich an den IT-Support, um Ihr Gerät zurückzusetzen Anmeldeinformationen und Konfigurationen .

Endeffekt: Überprüfen Sie grundlegende Anforderungen wie Updates, Autorisierungen, Anmeldeinformationen und Netzwerkverbindung, um häufige Verbindungsprobleme zwischen SharePoint und Outlook zu beheben. Vergessen Sie nicht Ihre Taschenlampe zur Fehlerbehebung!

Fazit und Tipps zur effektiven Nutzung der SharePoint- und Outlook-Integration.

SharePoint- und Outlook-Integration kann eine großartige Möglichkeit sein, die Produktivität zu verbessern und den Arbeitsablauf zu optimieren. Hier sind 6 Tipps, wie Sie diese Integration nutzen können:

1. Nutzen Sie die SharePoint-Kalender in Outlook: Sie können Ihren persönlichen Kalender mit dem SharePoint-Kalender überlagern, um alle Ereignisse und Termine an einem Ort zu haben.
2. Benutzen Sie die SharePoint-Dokumentbibliothek in Outlook: Sie können es für einen einfachen Zugriff zu Ihren Favoriten in Outlook hinzufügen. Außerdem können Sie Dateien direkt aus einem E-Mail-Anhang per Drag-and-Drop in die Bibliothek ziehen.
3. Ein ... kreieren Aufgabenliste : Um Aufgaben innerhalb eines Projekts besser zu verwalten, können Sie in SharePoint eine Aufgabenliste erstellen. Es wird sowohl in SharePoint als auch in Outlook sichtbar sein.
4. SharePoint-Kontakte synchronisieren: Durch die Synchronisierung Ihrer SharePoint-Kontakte mit Ihren Outlook-Kontakten wird sichergestellt, dass sie plattformübergreifend auf dem neuesten Stand bleiben.
5. Aufstellen Warnungen : Erhalten Sie Benachrichtigungen per E-Mail, wenn es Aktualisierungen oder Änderungen an einem Dokument oder einer Liste gibt.
6. Integrieren Eine Fahrt mit SharePoint: Dies erleichtert das Teilen von Dateien und die Zusammenarbeit mit anderen.

Außerdem, Metadaten ist in SharePoint unerlässlich. Wenn Sie Dokumente mit relevanten Schlüsselwörtern versehen, können Sie sie bei der Suche auf beiden Plattformen leicht finden.

Interessante Tatsache: 78 % der Fortune-500-Unternehmen nutzen SharePoint als primäres Tool für die Zusammenarbeit.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie greife ich über Outlook auf SharePoint zu?

Um über Outlook auf SharePoint zuzugreifen, müssen Sie die SharePoint-Bibliothek als Ordner in Outlook hinzufügen. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert. Fügen Sie dann die SharePoint-Adresse zur Ordnerliste hinzu und klicken Sie auf OK.

2. Warum kann ich über Outlook nicht auf SharePoint zugreifen?

Wenn Sie über Outlook nicht auf SharePoint zugreifen können, kann dies an Netzwerkverbindungsproblemen oder falschen Anmeldeinformationen liegen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Netzwerk verbunden sind und über den richtigen Benutzernamen und das richtige Passwort für Ihr SharePoint-Konto verfügen.

3. Kann ich über meine mobile Outlook-App auf SharePoint zugreifen?

Ja, Sie können über die Outlook-App auf Ihrem Mobilgerät auf SharePoint zugreifen. Gehen Sie zu Einstellungen > Konto hinzufügen > SharePoint und geben Sie Ihre SharePoint-Anmeldeinformationen ein.

4. Gibt es Sicherheitsrisiken beim Zugriff auf SharePoint aus Outlook?

Beim Online-Zugriff auf vertrauliche Informationen besteht immer ein potenzielles Sicherheitsrisiko. SharePoint verfügt jedoch über mehrere integrierte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Berechtigungen und Verschlüsselung. Befolgen Sie unbedingt die Best Practices für sicheres Online-Verhalten, z. B. die Verwendung sicherer Passwörter und die Vermeidung öffentlicher Netzwerke.

Wie klicke ich mit der rechten Maustaste?

5. Was soll ich tun, wenn ich Probleme beim Zugriff auf SharePoint über Outlook habe?

Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf SharePoint über Outlook haben, wenden Sie sich am besten an Ihre IT-Abteilung oder Ihren SharePoint-Administrator. Sie können Ihnen bei der Behebung des Problems helfen und Sie durch den Lösungsprozess begleiten.

6. Kann ich über Outlook auf einem Mac auf SharePoint zugreifen?

Ja, auf SharePoint kann über Outlook auf einem Mac zugegriffen werden. Der Vorgang kann je nach verwendeter Version von Outlook und SharePoint geringfügig abweichen, die allgemeinen Schritte sind jedoch dieselben wie für den Zugriff auf SharePoint über Outlook auf einem PC.