Einführung
SharePoint-Sites sind wie pflegeintensive Beziehungen – sie erfordern Aufmerksamkeit, Zeit und einen öffentlichen Status . Wenn eine SharePoint-Site nicht öffentlich ist, kann dies eine ganze Reihe von Problemen verursachen. Unabhängig davon, ob Sie wichtige Informationen mit Stakeholdern teilen oder mit externen Parteien zusammenarbeiten möchten, ist die Umwandlung der Website in eine öffentliche Website unerlässlich.
So geht's:
- Gehen Sie zu „Site-Einstellungen“, wählen Sie dann „Site-Berechtigungen“ und klicken Sie auf „Anonymer Zugriff“. Dies ermöglicht nicht authentifizierten Benutzern den Zugriff auf die Website. Dies birgt jedoch Sicherheitsrisiken. Stellen Sie daher sicher, dass Sie entsprechende Vorsichtsmaßnahmen getroffen haben.
Kürzlich hatte einer unserer Kunden aufgrund des privaten Status seiner Website Schwierigkeiten, SharePoint-Daten extern zu teilen. Mit unserer Hilfe wurde ihre Website innerhalb weniger Minuten auf öffentlich umgestellt, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wurde.
Eine SharePoint-Website öffentlich zu machen, mag entmutigend erscheinen; Wenn Sie jedoch diese Schritte befolgen, sollten Sie es einfach machen, private Websites in zugängliche Netzwerke umzuwandeln – ohne sich externen Eingriffen oder Cyberangriffen auszusetzen. Viel Spaß beim Teilen!
SharePoint-Sites verstehen
Lesen Sie weiter, um die SharePoint-Websitetypen zu verstehen und Ihre Website öffentlich zu machen! Verschiedene Arten von SharePoint-Sites bieten spezifische Funktionen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Die Veröffentlichung einer SharePoint-Website hat viele Vorteile, und wir werden diese Vorteile im Detail untersuchen.
Verschiedene Arten von SharePoint-Sites
SharePoint-Websites gibt es in verschiedenen Formen und Größen. Teamseiten dienen der gruppeninternen Zusammenarbeit. Kommunikationsseiten dienen dem Austausch von Informationen und Neuigkeiten. Veröffentlichungsseiten Lass dich mit Außenstehenden teilen. Und Projektstandorte helfen bei der Bewältigung von Aufgaben. Plus, SharePoint hat Hub-Sites die eine organisationsweite Navigation und Suche ermöglichen.
Profi-Tipp: Holen Sie sich eine Hub-Site für Ihr SharePoint für bessere Navigation und Suche. Teilen Sie Ihre SharePoint-Site und sehen Sie, wie viel Zuspruch (und Spam) sie erhält!
So konvertieren Sie eine PDF-Datei in eine JPG-Datei
Vorteile der Veröffentlichung einer SharePoint-Site
Das öffentliche Rendern Ihrer SharePoint-Site bietet eine Reihe von Vorteilen, die Sie mit einer rein internen Site nicht erhalten würden. Schauen Sie sich diese Pluspunkte an:
- Sichtbar – Die Leute können sehen, was Sie tun und wissen, was Sie anbieten.
- Verbesserte Zusammenarbeit – Je mehr Menschen auf die Website zugreifen können, desto mehr können sie beitragen, was zu besseren Projektergebnissen führt.
- Markenförderung – Die öffentliche Website steigert die Markenbekanntheit und lockt potenzielle Kunden oder Investoren an.
- Benutzerfreundliches Teilen – Das Teilen von Inhalten oder Dateien mit Außenstehenden ist mit öffentlichen Links einfacher und reibungsloser.
- Einfache Zugangskontrolle – Die Verwaltung von Berechtigungen ist auf öffentlichen Websites mühelos möglich – Teams müssen den IT-Support nicht nach Anmeldeinformationen für jeden neuen Benutzer fragen.
- Besseres Intranet – Interne Zielgruppen profitieren auch von öffentlichen SharePoint-Sites durch bequemen Zugriff auf Daten, der ihre Servicebereitstellung verbessern könnte, mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen.
Darüber hinaus können Unternehmen mit einem SharePoint Online-Abonnement ohne zusätzliche Kosten öffentliche Websites einrichten. Dies verändert die Art und Weise, wie Menschen Ihre Informationen positiv sehen, und beeinflusst Geschäftsentscheidungen.
Profi-Tipp: Achten Sie auf Inhalte auf Ihrer Website, die gegen Richtlinien verstoßen oder Personen beleidigen könnten. Testen Sie extern, bevor Sie auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und LinkedIn live gehen.
Das Teilen ist wichtig, aber machen Sie Ihre SharePoint-Site nur mit Personen öffentlich, denen Sie vertrauen – es ist, als würde man eine Zahnbürste teilen!
Eine SharePoint-Site öffentlich machen
Um Ihre SharePoint-Site öffentlich zu machen, müssen Sie zu den Site-Einstellungen navigieren, Site-Berechtigungen auswählen, Berechtigungsstufen ändern, anonymen Zugriff hinzufügen und Änderungen speichern. Diese Unterabschnitte bieten eine schrittweise Lösung, um Außenstehenden den Zugriff auf Ihre Website und die Interaktion mit ihr zu ermöglichen.
Navigieren Sie zu den Site-Einstellungen
Um Ihre SharePoint-Site öffentlich zu machen, müssen Sie zu navigieren Seiteneinstellungen – ein unverzichtbares Tool zum Anpassen Ihrer SharePoint-Site. Befolgen Sie diese Schritte, um ganz einfach auf die Website-Einstellungen zuzugreifen!
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol – es befindet sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, wenn Sie bei der SharePoint-Site angemeldet sind.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Site-Einstellungen“ aus.
- Scrollen Sie nach unten, um den Abschnitt „Site-Aktionen“ zu finden.
- Klicken Sie darauf, um weitere Informationen zur Verwaltung Ihrer SharePoint-Site zu erhalten.
- Suchen Sie und klicken Sie auf „Diese Site öffentlich machen“, um die Berechtigungen zu öffnen.
Mit diesen einfachen Schritten können Sie problemlos zu den Site-Einstellungen navigieren. Beachten Sie, dass nicht alle Benutzer berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen oder Einstellungen zu bearbeiten, da nur Administratoren oder autorisierte Benutzer Administratorzugriff haben.
Im Jahr 2012 gab es ein Problem im Zusammenhang mit der anonymen Microsoft SQL Server-Kommunikation über den SharePoint-Datenverbindungsdienst. Die Lösung war die Navigation zu Konfigurieren Sie den Secure Store Service.
Denken Sie daran: Teilen ist wichtig, es sei denn, es handelt sich um Ihre SharePoint-Website – dann geht es um die selektive Gewährung von Berechtigungen.
Wählen Sie Site-Berechtigungen aus
Auswahl der richtigen Site-Berechtigungen ist wichtig, wenn Sie Ihre SharePoint-Site öffentlich machen. Dies entscheidet darüber, wer auf Ihre Inhalte zugreifen kann und wie viel Kontrolle er darüber hat. Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügt, um unbefugten Zugriff oder Datenschutzverletzungen zu blockieren.
Für verschiedene Gruppen, Personen oder externe Benutzer Erteilen Sie eindeutige Berechtigungen, um die erforderlichen Sicherheitseinstellungen sicherzustellen. Unterscheiden Sie Rollen und Pflichten, indem Sie bestimmten Personen die entsprechenden Rechte einräumen. Verwalten Sie Zugriffsanfragen und zeigen Sie Nutzungsberichte konsistent an, um etwaige Inkonsistenzen zu erkennen.
Denken Sie daran, dass eine falsche Auswahl von Berechtigungen kostspielige Datenverluste oder -schäden verursachen kann. Bleiben Sie über die neuesten Sicherheitsupdates und -beschränkungen auf dem Laufenden, um Ihre SharePoint-Site vor Cyberbedrohungen, potenziellen Klagen und Imageschäden zu schützen.
Verpassen Sie nicht die Sicherung Ihrer wertvollen SharePoint-Site, indem Sie während der Entwicklungsphase Berechtigungen missachten. Ergreifen Sie die erforderlichen Präventivmaßnahmen, um Ihre Informationsbestände vor Fehlverhalten zu schützen und gleichzeitig die 100-prozentige Zugänglichkeit für autorisierte Benutzer aufrechtzuerhalten.
Denken Sie beim Anpassen der Berechtigungsstufen in SharePoint daran: mit großer Macht kommt große Verantwortung .
Berechtigungsstufen ändern
Um Ihre SharePoint-Site öffentlich zu machen, ist die Verwaltung von Berechtigungen von entscheidender Bedeutung. Berechtigungsstufen entscheiden darüber, was Benutzer tun können und was nicht. Befolgen Sie diese Schritte, um sie zu ändern:
- Gehen Sie zu den Site-Einstellungen: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer SharePoint-Site. Klicken Sie dann auf „Site-Einstellungen“.
- Wählen Sie Berechtigungen: Wählen Sie unter „Benutzer und Berechtigungen“ die Option „Site-Berechtigungen“.
- Berechtigungsstufen ändern: Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf „Benutzerberechtigungen bearbeiten“. Sie können zwischen Vollzugriff, Design, Bearbeiten, Mitwirken und Lesen wählen.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Berechtigungsstufen ändern. Es kann zu unbefugtem Zugriff oder Änderungen an wichtigen Daten kommen.
SharePoint bietet auch andere Möglichkeiten zur Zugriffsverwaltung, z. B. das Teilen von Links, anstatt Personen direkt einzuladen. Schauen Sie sich diese Optionen an, wenn Sie Ihre SharePoint-Site öffentlich machen! Wer braucht Passwörter? Sorgen Sie dafür, dass das Internet freien Zugang hat!
Anonymen Zugriff hinzufügen
Um ein breiteres Publikum zu erreichen, müssen Unternehmen und Organisationen online präsent sein . Anonymer Zugriff ist die Möglichkeit, eine SharePoint-Site öffentlich zu machen. Hier ist wie:
- Gehen Sie zu den Site-Einstellungen und wählen Sie Site-Berechtigungen aus.
- Klicken Sie auf Anonymer Zugriff.
- Wählen Sie die Zugriffsebene für öffentliche Inhalte.
- Klicken Sie auf OK und speichern Sie Ihre Änderungen.
Achten Sie auf die öffentlichen Inhalte, die Sie teilen . Geben Sie keine sensiblen Informationen wie Finanzunterlagen und private Daten weiter.
Den anonymen Zugriff gibt es seit SharePoint 2007. Er bietet eine sichere Möglichkeit, Informationen mit der Öffentlichkeit zu teilen. Im Jahr 2018 verbesserte Microsoft die Funktion um im mobilen Web sichtbare Inhalte. Änderungen speichern – unvorhersehbare Ergebnisse mit SharePoint.
Änderungen speichern
Um eine SharePoint-Website öffentlich zu machen, müssen Änderungen vorgenommen werden. „Änderungen speichern“ spielt eine wichtige Rolle bei der Überprüfung, ob alle Aktualisierungen erhalten bleiben. Ein Vorteil von SharePoint besteht darin, dass die neuen Änderungen sofort auf der Website angezeigt werden.
Beim Bearbeiten Ihres SharePoint stellt das Speichern von Änderungen sicher, dass alle neuen Anpassungen korrekt aufgezeichnet werden. Ohne diese entscheidenden Änderungen kann die gesamte in die Website investierte Arbeit verschwendet werden. Klicken Sie daher immer auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“, wenn Sie Anpassungen vornehmen.
Neben der Speicherung Ihrer Änderungen und Aktualisierungen ermöglicht SharePoint die gleichzeitige Zusammenarbeit mit verschiedenen Benutzern und die Veröffentlichung von Aktualisierungen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Website-Pflege, da mehrere Redakteure gemeinsam an gemeinsam genutzten Dokumenten und Datenbanken arbeiten können.
Laut den Berichten des Forbes Magazine vom Juni 2021 haben Microsoft Teams und SharePoint weltweit über 145 Millionen Benutzer. Die zunehmende Beliebtheit macht deutlich, wie wichtig diese Plattformen für Unternehmen geworden sind, die ihre Abläufe verbessern und Workflow-Management-Systeme optimieren möchten.
Es ist Zeit zu prüfen, ob Ihre SharePoint-Site der öffentlichen Prüfung standhält. Oder wird es scheitern wie ein schlechter Stand-up-Comedian?
Testen der öffentlichen SharePoint-Site
Testen Sie eine öffentliche SharePoint-Site? Sie müssen sicherstellen, dass alle Angaben korrekt und zugänglich sind. Prüfe das Links funktionieren, Bilder werden angezeigt und Informationen sind korrekt . Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Website auf verschiedenen Geräten funktioniert. Führen Sie abschließend zunächst einen Probelauf mit einigen Personen durch.
Interessante Tatsache: SharePoint hat weltweit über 200 Millionen Benutzer. Stellen Sie sicher, dass Sie Best Practices befolgen, um peinliche Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Best Practices für die Veröffentlichung einer SharePoint-Site
Um eine erfolgreiche öffentliche SharePoint-Site zu erstellen, müssen Sie einige Best Practices befolgen. Um dies zu erreichen, müssen Sie sich auf drei wesentliche Unterabschnitte konzentrieren: Sicherheitsüberlegungen, Content-Management und Site-Wartung. Diese Vorgehensweisen gewährleisten eine sichere, organisierte und gut gepflegte SharePoint-Website, die den Anforderungen Ihrer Zielgruppe entspricht.
Sicherheitsüberlegungen
Die Gewährleistung der Sicherheit einer öffentlichen SharePoint-Site ist von entscheidender Bedeutung . Richten Sie Authentifizierungsprotokolle, Passwörter und Berechtigungen ein, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Führen Sie regelmäßig Updates durch, um Schwachstellen zu reduzieren.
CSI-Score
Auch die Aufklärung der Benutzer ist wichtig. Leiten Sie Benutzer beim Erstellen sicherer Passwörter, beim Erkennen von Phishing-Versuchen und beim sicheren Surfen an. Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Erkennung von Risiken und die Meldung verdächtiger Aktivitäten ein.
Wählen Sie eine Hosting-Option, die den Sicherheitsanforderungen entspricht. Suchen Sie beispielsweise nach SSL-Zertifikaten, DDoS-Schutz- und Intrusion-Detection-Systemen.
Ein Unternehmen versäumte dies und musste mit rechtlichen Konsequenzen und einem Rufschaden rechnen . Vermeiden Sie denselben Fehler – geben Sie der Sicherheit Ihrer öffentlichen SharePoint-Site Vorrang. Verwalten Sie Inhalte mit Versionskontrolle und Metadaten-Tags – wie beim Hüten von Katzen!
Content-Management
Die Veröffentlichung einer SharePoint-Site für die Öffentlichkeit erfordert ein effizientes Content-Management. Dadurch entsteht ein stetiger Besucherstrom, der sich engagiert.
Verstehen Sie Ihr Publikum. Verwenden Sie eine leicht verständliche Sprache. Gruppieren Sie Inhalte, um die Navigation zu erleichtern. Halten Sie die Links aktuell.
Implementieren Sie Arbeitsabläufe innerhalb der Organisation. Qualitätssicherungs- und Kontrollprüfungen sind vor der Veröffentlichung unerlässlich.
Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Suchfunktion der Website durch. Dies führt zu besseren Ergebnissen und vereinfacht die Navigation.
Befolgen Sie diese Best Practices. Dies erhöht die Bekanntheit und baut eine aktive Community auf.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre SharePoint-Site wie ein Auto reibungslos läuft. Wechseln Sie regelmäßig das Öl, sonst bleiben Sie auf der Informationsautobahn stecken.
Website-Wartung
Die Führung einer SharePoint-Website ist der Schlüssel dazu gute Leistung und Benutzerzufriedenheit . Regelmäßige Wartung, wie Updates und Backups, verhindert Probleme und sorgt für einen reibungslosen Betrieb der Website. Das Entfernen nicht benötigter Dateien und Daten kann auch die Ladezeit verkürzen und die Funktionalität der Website verbessern .
Aber zur Wartung gehört mehr als regelmäßige Updates und Backups. Du musst Überwachen Sie den Inhalt, um sicherzustellen, dass er aktuell und nützlich ist . Mithilfe von Analysen können Sie das Verhalten der Besucher auf der Website verfolgen, Probleme finden und Verbesserungen vornehmen.
Die Verwaltung der Benutzerzugriffsebenen ist ebenfalls wichtig. Stellen Sie sicher, dass Benutzer nur Zugriff auf das haben, was sie benötigen, und schützen Sie gleichzeitig vertrauliche Informationen.
Manchmal tauchen unerwartete Probleme auf, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Zum Beispiel ein Update oder eine Änderung, die sich negativ auf das Layout oder die Funktionalität der Website auswirkt. In diesem Fall a Ein zuverlässiges Supportsystem ist für eine schnelle Lösung von entscheidender Bedeutung .
Denken Sie daran: Halten Sie das Publikum bei Laune und unterhalten Sie es!
Abschluss
Sie haben Erfolg gehabt, indem Sie Ihre SharePoint-Site öffentlich gemacht haben! Dies ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens, was zu einer besseren Produktivität und Kommunikation führt. Es ist jedoch wichtig, Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten festzulegen.
Um eine öffentliche SharePoint-Site zu erstellen, befolgen Sie die Anweisungen Schritte beschrieben und stellen Sie sicher, dass die richtigen Berechtigungen für externe Benutzer festgelegt sind. Sie können das Erscheinungsbild der Website anpassen und Webparts hinzufügen, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Immer im Auge behalten wer Zugriff hat auf die Website und eliminieren Sie alle nicht autorisierten Benutzer. Bei entsprechender Verwaltung kann eine öffentliche SharePoint-Site ein hervorragendes Tool für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit mit anderen sein.
Profitieren Sie von den Vorteilen einer öffentlichen SharePoint-Site! Befolgen Sie diese Schritte und beginnen Sie sofort mit der Verbreitung Ihres Wissens.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie mache ich meine SharePoint-Site öffentlich?
A: Um Ihre SharePoint-Site öffentlich zu machen, müssen Sie den anonymen Zugriff in den Site-Berechtigungseinstellungen aktivieren. Dadurch kann jeder auf die Website zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen.
F: Kann ich auswählen, welche Teile meiner SharePoint-Website öffentlich sind?
A: Ja, Sie können die Berechtigungen für einzelne Listen, Bibliotheken und Seiten innerhalb Ihrer SharePoint-Site anpassen. Dadurch können Sie nur bestimmte Teile der Website öffentlich machen, während andere privat bleiben.
F: Hat die Veröffentlichung meiner SharePoint-Website Auswirkungen auf deren Sicherheit?
A: Ja, die Veröffentlichung Ihrer SharePoint-Site kann möglicherweise deren Sicherheit gefährden. Sie können dieses Risiko jedoch mindern, indem Sie die Berechtigungen richtig festlegen, SSL-Verschlüsselung verwenden und die Website regelmäßig auf unbefugten Zugriff überwachen.
F: Wie teile ich meine öffentliche SharePoint-Site mit anderen?
A: Sobald Ihre SharePoint-Site öffentlich ist, können Sie die URL per E-Mail, über soziale Medien oder auf andere Weise mit anderen teilen. Sie können auch einen Link zur Website auf der Website oder im Intranet Ihrer Organisation hinzufügen.
F: Benötige ich spezielle Software oder Tools, um meine SharePoint-Site öffentlich zu machen?
A: Nein, Sie benötigen keine spezielle Software oder Tools, um Ihre SharePoint-Site öffentlich zu machen. Sie benötigen lediglich Zugriff auf die Site-Einstellungen und die Möglichkeit, Berechtigungen zu ändern.
F: Kann ich die Anzahl der Personen begrenzen, die auf meine öffentliche SharePoint-Site zugreifen können?
A: Während Sie die Anzahl der Personen, die auf eine öffentliche SharePoint-Site zugreifen können, nicht begrenzen können, können Sie steuern, wer berechtigt ist, Änderungen an der Site vorzunehmen. Durch die Einschränkung der Bearbeitungsberechtigungen können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer den Inhalt der Website ändern können.
