Über 50 kostenlose und einfache SOP-Vorlagen (Beispiel-SOPs zum Aufzeichnen von Standardverfahren)

Verwenden Sie Process Street, um Ihre SOP-Vorlagen mühelos zu verwalten

Unsere kostenlose SOP-Vorlage zum schnellen und einfachen Schreiben neuer standardisierter Verfahren

Sie benötigen eine Vorlage für die Erstellung Ihrer individuellen Verfahren und eine Vorlage für die Erstellung Ihres Verfahrenshandbuchs.

Das Erste ist wichtiger als das Zweite. Deshalb haben wir es an den Anfang des Artikels gestellt:

Wie Sie sehen, zeigt Ihnen diese Vorlage, wie Sie mit der Erstellung einer neuen Prozedur von Grund auf beginnen können.

Der Link zu dieser Vorlage ist hier:

Standard Operating Procedure (SOP)-Vorlagenstruktur

Und diese Vorlage kann Sie dann bei der Erstellung Ihrer ersten Standardarbeitsanweisungen unterstützen. Es enthält zusätzliche Ressourcen und Best-Practice-Beispiele für den Fall, dass Sie diese benötigen.

Sie können diese Vorlage kostenlos zu Ihrem Konto hinzufügen, bearbeiten und sie dann entweder als Checkliste in Process Street ausführen oder sie als PDF exportieren, wenn Sie fertig sind. Einfach.

Weiter unten im Artikel sehen Sie einige Beispiel-Handbücher, die wir ebenfalls erstellt haben. Aber hier sind einige Quicklinks für den Fall, dass Sie nicht scrollen möchten:

• Mini-Handbuch-Struktur
• Beispiel eines ausgefüllten Mini-Handbuchs

So schreiben Sie Standardarbeitsanweisungen in 16 einfachen Schritten

Damit Sie Ihre Vorlagen nach dem Herunterladen besser nutzen können, stellen wir Ihnen diese zur Verfügung 16 Schritte zum Schreiben effektiver Standardarbeitsanweisungen .

Sie können sie im Rahmen eines herkömmlichen SOP-Frameworks unter Einhaltung der ISO 9001-Standards einsetzen oder sie zur Erstellung der Prozesse nutzen, die am besten zu Ihren speziellen Anforderungen in diesem Moment der Geschäftsentwicklung passen.

Das Schreiben von Standardarbeitsanweisungen muss keine anstrengende Aufgabe sein. Wenn Sie unsere Richtlinien zur Zusammenarbeit befolgen, könnte es sogar richtig Spaß machen! (Spaß nicht garantiert)

1. Verstehen Sie, wie Sie Ihre SOPs präsentieren . In diesem Schritt geht es darum, Ihre Vorlage so auszuwählen, dass sie den Anforderungen des Prozesses entspricht. In bestimmten Branchen gibt es Anforderungen, die Sie einhalten müssen. Das Layout Ihrer SOPs wird von der Art der Informationen beeinflusst, die Sie anzeigen müssen. Untersuchen Sie, welche internationalen Standards für Ihren Geschäftsbetrieb gelten.
2. Sammeln Sie die relevanten Stakeholder . Um die im Unternehmen eingesetzten Prozesse richtig abzubilden, ist die Anwesenheit relevanter Unternehmensmitglieder erforderlich. Diese Standardarbeitsanweisungen müssen die Realität widerspiegeln, damit sie angepasst und optimiert werden können, um die Realität zu verbessern.
3. Erarbeiten Sie Ihr Ziel . Dokumentieren Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen, um Industriestandards einzuhalten? Oder sind Sie sicher, dass Ihre Abläufe bereits konform sind und Sie sie lediglich dokumentieren müssen? Tun Sie dies aus einem allgemeinen Vorstoß zur Prozessoptimierung heraus? Wenn Sie die Antworten auf Fragen wie diese kennen, können Sie Ihren Ansatz priorisieren.
4. Bestimmen Sie die Struktur Ihrer SOP . Es gibt verschiedene Formen, die ein SOP-Dokument annehmen kann. Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, ob es sich um ein Handbuch, ein Mini-Handbuch oder ein Verfahrensdokument handelt. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein unglaublich ausführliches Handbuch erstellen.
5. Bereiten Sie den Umfang des Verfahrens vor . Wenn Sie innerhalb des Dokuments, an dem Sie arbeiten, nur eine Prozedur zuordnen, müssen Sie genau wissen, wo die Prozedur beginnt und wo sie endet. Es ist wichtig, den Geltungsbereich klar zu definieren, um Überschneidungen mit anderen Verfahrensdokumenten zu reduzieren. Andernfalls würde es zu Ineffizienzen kommen.
6. Verwenden Sie einen einheitlichen Stil . Dies ist eher ein Tipp zum Schreiben, aber Sie müssen über den Zweck des Dokuments nachdenken, um zu verstehen, wie es geschrieben werden sollte. Wenn es sich um ein Dokument handelt, das ausschließlich dazu dient, der Branche zu zeigen, dass Sie SOPs dokumentiert haben, ist die Sprache möglicherweise technisch und abgedroschen. Wenn Arbeitnehmer dieses Dokument jedoch als Referenz verwenden möchten, müssen Sie die Sprache klar und umsetzbar gestalten.
7. ✍️ Verwenden Sie ggf. die korrekte Schreibweise . Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen standardisierte Formen der Vermittlung von Prozessen, aber wenn nicht, könnten Sie mit deren Implementierung beginnen. Das Geschäftsprozessmodell und die Notation (BPMN) bieten eine universelle Möglichkeit, Prozesse in einem prägnanten visuellen Stil zu erklären.
8. Arbeiten Sie alle notwendigen Schritte des Prozesses durch . Bewerten Sie den Prozess von Anfang bis Ende und notieren Sie jede Aufgabe, die auf dem Weg zum Abschluss des Prozesses erforderlich ist. Dies kann in Form einer Aufzählungsliste mit Stift und Papier oder einer Notiz-App erfolgen.
9. ⚠️ Versuchen Sie, mögliche Probleme im Prozess einzuschätzen. Wenn Sie Ihren Prozess beim Durcharbeiten Ihrer Dokumentation verbessern möchten, ist jetzt eine gute Gelegenheit dazu. Bewerten Sie die grundlegenden Schritte, die Sie aufgezeichnet haben, und fragen Sie, ob noch etwas hinzugefügt oder entfernt werden könnte. Wenn dabei etwas schief gehen würde, wo würde es passieren? Wo kommt es derzeit im wirklichen Leben vor?
10. Bestimmen Sie Metriken, anhand derer SOPs beurteilt werden können . Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Standardarbeitsanweisungen umsetzbar zu machen und eine Möglichkeit zu finden, ihre positiven Auswirkungen zu bewerten. Welche Metriken Sie verwenden, hängt von dem Prozess ab, den Sie dokumentieren. Die Schlüsselmetriken können sich auf Leistung oder Geschwindigkeit oder eine Formel beziehen, die beide Variablen verwendet.
11. Testen Sie den Prozess . Um sicherzustellen, dass die von Ihnen dokumentierten Standardarbeitsanweisungen am effektivsten sind, testen Sie den Prozess mit den Mitarbeitern, die diese Aufgaben täglich ausführen. Stellen Sie sicher, dass sie Feedback zu den vorgestellten Verfahren geben können, damit Sie vor der Einreichung Änderungen am Prozess, den Verfahren oder einfach am Dokumentstil vornehmen können.
12. ✉️ Senden Sie den Vorgang an die Vorgesetzten . Reichen Sie Ihren Prozess zur Überprüfung durch Ihren Vorgesetzten ein. Wenn Sie keinen direkten Vorgesetzten haben, suchen Sie alternativ einen Kollegen, dessen Feedback Sie schätzen, und senden Sie ihm das SOP-Dokument zu, bevor Sie es für vollständig erklären.
13. Klären Sie die Methode zur Optimierung des Prozesses . Ein Standardarbeitsanweisungsdokument sollte seine eigenen Überarbeitungen im Laufe der Zeit verfolgen. Es ist jedoch sinnvoll, über ein allgemeines System zu verfügen, das diese Überarbeitungen sowie deren Art und Zeitpunkt regelt. Die Schaffung eines Prozesses zur Prozessoptimierung ist ein wirksames Mittel, um diese iterative Änderung herbeizuführen.
14. ‍♀️ Führen Sie eine Risikobewertung des Prozesses durch. An einem Prozess sind Menschen, Daten oder etwas beteiligt, das verletzt, beschädigt oder verloren gehen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Risikobewertung Ihrer Prozesse durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die Risiken Ihres Unternehmens nicht offenlegen.
15. Erwägen Sie die Erstellung eines Flussdiagramms . Eine visuelle Hilfe, die anderen Menschen hilft, den Überblick über den Prozess zu verstehen, wird sich als nützlich für Personen erweisen, die den in den Standardarbeitsanweisungen dargestellten Prozess sowohl beurteilen als auch befolgen. Durch die Einbindung wird die Benutzerfreundlichkeit des Dokuments erhöht.
16. ✅ Finalisieren und implementieren Sie die SOPs . Sobald alle Teilnehmer und Stakeholder das Dokument unterzeichnet haben und der Verwendung zugestimmt haben, implementieren Sie das Standardarbeitsanweisungsdokument für den erforderlichen Prozess und archivieren Sie das Dokument entsprechend.

Nutzen Sie Process Street für Ihre SOPs

Es gibt Möglichkeiten, wie Sie eine Process Street-Vorlage effektiv zur Dokumentation von Standardarbeitsanweisungen einsetzen können. Der Hauptvorteil bei der Verwendung von Process Street hierfür ist Folgendes Jeder Prozess kann von den Mitarbeitern als Checkliste ausgeführt werden Mitglieder, die die Verfahren befolgen.

Wenn Sie einen Weg finden, das standardisierte Layout von Standardarbeitsanweisungen und die regelmäßig umsetzbaren Eigenschaften von Process Street in Einklang zu bringen, können Sie im weiteren Verlauf Ihres Unternehmens erheblich Zeit bei der Prozessdokumentation einsparen.

Der einfachste Weg, mit Process Street auf Standardarbeitsanweisungen hinzuarbeiten, besteht darin, einfach mit der Dokumentation Ihrer Prozesse zu beginnen.

Nicht jeder dokumentierte Prozess muss den ISO-Vorgaben entsprechen . Im System von Process Street dient eine Vorlage als Standardverfahren für eine bestimmte Aufgabe. Anschließend führen Sie die Checkliste anhand dieser Vorlage aus, wenn Sie den Prozess durchführen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Originaldokumentation hat. Im Grunde sind das genau die Standardarbeitsanweisungen in der realen Welt.

Wenn Ihre Prozesse gut dokumentiert sind, haben Sie einen guten Anfang gemacht. Wenn Ihre Prozesse umsetzbar sind, dann sind sie es viel wahrscheinlicher, dass sie eingehalten werden . Niemand nimmt gerne ein SOP-Handbuch in die Hand und durchsucht es Seite für Seite, um etwas Nützliches zu finden.

Mit Process Street umgehen Sie diese Hürde und erhöhen die Chance, dass jemand die Verfahren korrekt befolgt. Kurz gesagt, die Umsetzung Ihrer SOPs durch Process Street trägt dazu bei, die Prozesseinhaltung zu verbessern.

Hier ist eine beispielhafte Process Street SOP-Vorlage :

Diese Vorlage wurde entwickelt, um Halten Sie sich an die Standards des ISO-9001:2015 Quality Mini-Manual .

Klicken Sie hier, um in einem neuen Tab auf diese Vorlage zuzugreifen!

Eine vollständig ausgefüllte Version dieser Vorlage finden Sie auch hier:

• Standard-Bedienungsanleitung für ein Marketingunternehmen

Da es sich um eine Vorlage handelt, können Sie sie nach Belieben bearbeiten und den Text ersetzen, zu dessen Ersetzung Sie aufgefordert werden. Die ersten paar Abschnitte behandeln die wichtigsten Informationen zur Vorlage, während der Abschnitt mit den Verfahren folgt, in dem der Prozess dokumentiert wird.

Wenn Sie diese Vorlage täglich verwenden möchten, können Sie eine Masterkopie in einem SOPs-Ordner in Process Street speichern und eine Kopie der Vorlage erstellen, die in einem anderen Ordner zur Verwendung durch ein Team vorhanden sein könnte. Dann könnte Ihr Team Führen Sie die kopierte Vorlage als Checkliste aus jedes Mal, wenn sie kommen, um die Aufgabe zu übernehmen.

Dies wäre eine Möglichkeit, Ihre Vorlage innerhalb Ihrer Organisation umsetzbar zu machen, sobald die SOPs dokumentiert wurden.

Wenn Sie mehr über die Verwendung von Process Street zum Betrieb eines ISO-Standard-Qualitätsmanagementsystems erfahren möchten, schauen Sie sich einige dieser Links an:

Process Street SOP-Vorlagen für jede Branche und jeden Sektor

Klicken Sie auf die Dropdown-Pfeile, um Zugriff auf SOP-Vorlagen für diese Branche zu erhalten. Denken Sie daran, dass in unserer Checklisten-Vorlagenbibliothek noch viele weitere Vorlagen verfügbar sind!

⬇️ Klicken Sie hier, um die vorgefertigten Marketing-SOP-Vorlagen von Process Street anzuzeigen

Kunden-Onboarding für eine Marketingagentur (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Vorlage „Kunden-Onboarding für eine Marketingagentur“ in einem neuen Tab zu öffnen!

AB-Tests (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die AB-Testvorlage in einem neuen Tab zu öffnen!

Erstellen eines Newsletters (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Erstellung einer Newsletter-Vorlage in einem neuen Tab zu öffnen!

⬇️ Klicken Sie hier, um die vorgefertigten IT-SOP-Vorlagen von Process Street anzuzeigen

E-Mail-Serversicherheit (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die E-Mail-Server-Sicherheitsvorlage in einem neuen Tab zu öffnen!

Best Practices für die Sicherung von Kundendaten (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Best Practices-Vorlage für die Kundendatensicherung in einem neuen Tab zu öffnen!

Checklistenvorlage für die Passwortverwaltung für Unternehmen (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Checklistenvorlage für die Passwortverwaltung für Unternehmen in einem neuen Tab zu öffnen!

⬇️ Klicken Sie hier, um die vorgefertigten SOP-Vorlagen für den Einzelhandel von Process Street anzuzeigen

Onboarding-Checkliste für Einzelhandelsmitarbeiter (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Vorlage für die Onboarding-Checkliste für Einzelhandelsmitarbeiter in einem neuen Tab zu öffnen!

E-Commerce-Produktliste (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die E-Commerce-Produktlisting-Vorlage in einem neuen Tab zu öffnen!

Checkliste für die tägliche Ladeneröffnung (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Checklistenvorlage für die tägliche Story-Eröffnung in einem neuen Tab zu öffnen!

⬇️ Klicken Sie hier, um die vorgefertigten SOP-Vorlagen für den Bau von Process Street anzuzeigen

Bauvorschlagsvorlage (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Bauvorschlagsvorlage in einem neuen Tab zu öffnen!

Baufortschrittsbericht (SOP-Vorlage)

Klicken Sie hier, um die Vorlage für den Baufortschrittsbericht in einem neuen Tab zu öffnen!

Kostenlose Microsoft Word-Vorlagen zum Erstellen Ihrer SOPs

Wenn jemand mit der Dokumentation seiner Standardarbeitsanweisungen beginnen möchte, geht man traditionellerweise dazu über, die Aufgabe in einem Textverarbeitungssystem zu beginnen und eine Reihe kleinerer Dokumente zu erstellen, die schließlich zu einem größeren Handbuch zusammengefügt werden können.

Im Wesentlichen, Es ist, als würde man ein Buch schreiben .

Die erste Vorlage, die wir vorstellen, ist eine der nützlichsten. Ich werde erklären, warum.

Eine universelle Vorlage mit Leithinweisen

Standardarbeitsanweisungen sind in allen Branchen wichtig, werden jedoch im Gesundheitswesen besonders geschätzt. Leben stehen auf dem Spiel und festgelegte Prozesse müssen sehr sorgfältig befolgt werden.

Dieses Dokument ist mehr als nur eine Vorlage, in die Sie Informationen eingeben können. Es enthält in jedem Abschnitt hervorgehobenen Text, der Ihnen erklärt, wie Sie die einzelnen Aufgaben angehen.

In diesem Sinne verhält sich das Dokument wie folgt sowohl eine Schreibvorlage als auch eine Schreibanleitung ; klare und prägnante Führung des Benutzers durch das Dokument.

Weitere Vorlagen für NHS-Standardarbeitsanweisungen

Zum Abschluss unserer allgemeinen Vorlagen für Standardarbeitsanweisungen kehren wir noch einmal zum zurück Von der Universität Oxford entworfene Vorlagen zur Verwendung innerhalb des National Health Service in Großbritannien.

Wir stellen eine Reihe weiterer Nischenvorlagen vor, die auf bestimmte Zwecke ausgerichtet sind. Diese sollen Ihnen zeigen, wie Sie komplexe SOPs erstellen und Ihnen gleichzeitig die Vorlagen zur Verfügung stellen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können, wenn Sie diese Anforderungen haben.

Design einer Excel-Datenbank

Diese Vorlage dient als Beispiel-SOP für die Vorgehensweise Standardisieren Sie die Einrichtung von Datenbanken in Microsoft Excel .

Der besondere Schwerpunkt dieser Vorlage liegt auf der Einrichtung der Datenbank für medizinische Forschungszwecke, die Struktur kann jedoch an alle Datenbankanforderungen angepasst werden. Das eigentliche Detail liegt in den Verfahren, die Sie entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen schreiben können.

SOP-Vorlagen zur Risikobewertung zur Überprüfung Ihrer Verfahren

Hoffentlich sind Sie inzwischen einigermaßen zufrieden mit den Anforderungen Ihrer Standardarbeitsanweisungen und wissen, wie Sie diese angehen können.

Allerdings ist keine Standardarbeitsanweisung vollständig, bis die Risikobewertungen abgeschlossen sind.

Als solche, Wir haben hier 5 Links eingefügt, damit Sie sie erkunden können . Wir haben zwei Vorlagen speziell für die Risikobewertung von Standardarbeitsanweisungen sowie ein Beispieldokument, das Ihnen zeigt, wie die fertige Version aussehen könnte. Anschließend führen wir zwei weitere allgemeine Risikobewertungen für diejenigen unter Ihnen durch, die keine ISO-Stufen anstreben und einen lockereren Dokumentationsprozess durchführen.

Premium-SOP-Vorlagen

Wenn Sie auf der Suche nach den umfangreichsten und qualitativ hochwertigsten SOP-Vorlagen (sprich teuer) sind, ist die Bizmanualz-Sammlung von Chris Anderson, DBA, LSSBB genau das Richtige für Sie.

Bizmanualz ist eine Premium-Bibliothek mit SOP-Vorlagen, die in verschiedenen Formaten (einschließlich Word) bereitgestellt werden, mit Produkten, die von einer einzelnen Verfahrensvorlage bis hin zu einem gesamten Unternehmenshandbuch reichen.

Von vollständigen CEO- und CFO-Handbüchern bis hin zu abteilungsspezifischen Verfahrensvorlagen wie Buchhaltungs-, Finanz- und IT-Richtlinienverfahrenshandbüchern ist Bizmanualz die umfassendste SOP-Sammlung auf dem Markt.

Wir waren beeindruckt von der umfassenden Bizmanualz-Bibliothek mit über 1.200 SOP-Vorlagen. Die Verfahrenshandbücher decken die Kernabteilungen eines Unternehmens ab und umfassen mehr als 7.000 Seiten detaillierter Verfahrensdokumentation, die alle zum sofortigen digitalen Download verfügbar sind.

Wir lieben auch, dass sie ein Muster anbieten, das Sie kostenlos erhalten können.

Wählen Sie die richtige SOP-Vorlage und legen Sie los

So einschüchternd es auch sein kann, wenn Sie zum ersten Mal mit dem Schreiben von Standardarbeitsanweisungen beginnen, hoffen wir, dass diese Vorlagen, Erklärungen und Beispiele die anstehende Aufgabe etwas klarer gemacht haben.

Sobald Sie die gemeinsamen Strukturen verschiedener Vorlagen erkennen, können Sie erkennen, welche wesentlichen Elemente und welche optionalen Einschlüsse sind.

Mit diesem Wissen im Hinterkopf ist das möglich Schauen Sie über die unnötig ausführliche Sprache hinaus Wird normalerweise in SOPs verwendet, um zu verdeutlichen, dass es sich lediglich um sehr ausführliche Prozessdokumente handelt.

Wählen Sie also eine Vorlage – oder zwei – und Beginnen Sie mit der Dokumentation Ihres ersten Eingriffs .

Bevor Sie es merken, haben Sie ein komplettes ISO-Level-Handbuch in der Hand!

Haben Sie in der Vergangenheit Standardarbeitsanweisungen geschrieben? Welche Ressourcen würden Sie jemandem empfehlen, der sich zum ersten Mal damit beschäftigt? Lass es uns unten in den Kommentaren wissen!