Definition von Prozessmanagement: Was es ist und warum Sie es sofort benötigen

Nur mit einem richtigen Prozessmanagement kann ein Unternehmen sein volles Potenzial entfalten. Doch was ist die eigentliche Definition von Prozessmanagement?

Da viele Unternehmen während der Pandemie 2020 auf Remote-Arbeit umgestellt haben, wurde auch ein Großteil des Prozessmanagements digital. Während die Mitarbeiter schließlich in ihre Büros zurückkehrten, hatte das Prozessmanagement in der Cloud ein neues Zuhause gefunden.

Angesichts dieser plötzlichen Veränderung und des Interesses an der Perfektionierung des Prozessmanagements lohnt es sich, tief in die Materie einzutauchen, was Prozessmanagement eigentlich ist. Und als Unternehmen, das ehrlich gesagt von diesem Wandel profitiert hat, haben wir zu diesem Thema viel zu sagen.

In diesem Artikel definieren wir Prozessmanagement, sprechen über seine Vorteile und Herausforderungen und geben Ihnen Ratschläge, wie Sie es in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Am Ende legen wir sogar eine kostenlose Vorlage bei, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Die Definition von Prozessmanagement

Okay, was genau ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement – ​​oder Geschäftsprozessmanagement (BPM) – ist die Technik, mit der Unternehmen verschiedene Geschäftsprozesse analysieren, optimieren, überwachen und steuern.

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Mit BPM können Unternehmen:

• Automatisieren Sie wiederkehrende Prozesse, damit diese stets reibungslos ablaufen
• Analysieren Sie vergangene Prozesse, um zu sehen, was richtig gelaufen ist und was nicht
• Verfolgen Sie Metriken über verschiedene Prozesse hinweg
• Führen Sie eine Risikoanalyse durch, um zukünftige Risiken zu mindern
• Messen Sie die Effizienz anhand früherer Daten

Warum sich mit Prozessmanagement beschäftigen?

BPM ist etwas, das jedes Unternehmen braucht, weil es Ihnen hilft, Ihr Unternehmen besser zu verstehen.

Durch den Einsatz von BPM können Sie alle Ihre Geschäftsprozesse analysieren, um Ineffizienzen zu finden und Lösungen zu deren Behebung und Optimierung zu finden. Dadurch laufen alltägliche Abläufe wesentlich reibungsloser ab und das Ressourcenmanagement wird verbessert.

Aber das sind nur die kleinen Vorteile.

Die weiteren Vorteile dieser Vorgehensweise sind immens. Dadurch spart Ihr Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern kann auch viel schneller auf Kunden- und Marktanforderungen reagieren.

Vorteile einer klaren Definition des Prozessmanagements

Wenn Sie die Definition von BPM verstehen, können Sie es besser vom Programm- und Projektmanagement unterscheiden. Wenn Sie den Unterschied zwischen den drei Arten von Prozessen kennen, können Sie sie alle effektiv nutzen.

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Bei BPM ist es wichtig zu bedenken, dass es sich um wiederkehrende Prozesse in Ihrem Unternehmen handelt. Hierbei handelt es sich in der Regel um laufende Prozesse innerhalb eines Unternehmens, die kein bestimmtes Ziel haben, wie etwa das Onboarding von Mitarbeitern. Das ist der größte Differenzierungsfaktor.

Projektmanagement ist die Lieferung eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung. Es gibt einen klaren Anfang und ein klares Ende. Projekte sind im Allgemeinen einmalige Dinge, die sich nicht wiederholen, und ein Team arbeitet möglicherweise immer nur an einem Projekt gleichzeitig.

Das Programmmanagement liegt irgendwo zwischen den beiden anderen. Es befasst sich mit der Verwaltung der gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten. Wie BPM ist auch das Programmmanagement im Allgemeinen fortlaufend, aber im Gegensatz zu BPM befasst es sich nicht mit den Prozessen, die sich auf das Unternehmen als Ganzes beziehen.

Vorteile des Einsatzes von Prozessmanagement

Das Prozessmanagement ist ein entscheidender Aspekt jedes Geschäftsbetriebs und zielt darauf ab, die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Prozessmanagement:

Erhöhte Effizienz

Durch die Implementierung von Prozessmanagement können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, überflüssige Aufgaben eliminieren und die Produktivität steigern. Durch klar definierte Prozesse können Mitarbeiter effizienter arbeiten, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Ständige Verbesserung

Durch den Einsatz von Prozessmanagement können Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich überwachen und bewerten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies ermöglicht es ihnen, notwendige Anpassungen vorzunehmen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Leistung kontinuierlich zu steigern.

Verbesserter Kundenservice

Mit verbesserter Effizienz und optimierten Prozessen können Unternehmen einen besseren Kundenservice bieten. Prozesse wie Auftragserfüllung, Beschwerdelösung und Kunden-Onboarding können standardisiert und konsistent ausgeführt werden, was zu einer verbesserten Reaktionszeit und Kundenzufriedenheit führt.

Einsparmaßnahmen

Das Prozessmanagement hilft dabei, Engpässe, Redundanzen und Ineffizienzen zu erkennen, sodass Unternehmen ihre Ressourcenzuweisung optimieren und Kosten senken können. Durch die Eliminierung unnötiger Schritte und die Automatisierung manueller Prozesse können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Das Prozessmanagement bietet Unternehmen Echtzeitdaten und Einblicke in ihre Abläufe. Dies ermöglicht es ihnen, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Informationen zu treffen, was zu besseren Geschäftsergebnissen und der Erreichung strategischer Ziele führt.

Arten des Prozessmanagements

Prozessmanagement kann viel dazu beitragen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen, aber Sie müssen mit den verschiedenen Arten vertraut sein, um zu wissen, welche für Sie am besten geeignet ist.

Geschäftsprozessmanagement

Diese Art des Prozessmanagements konzentriert sich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen in verschiedenen Abteilungen oder Funktionen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sie an strategischen Zielen auszurichten. Geschäftsprozessmanagement-Software ist eine hervorragende Möglichkeit, Sie beim Aufbau eines Prozessmanagementsystems zu unterstützen.

Projektmanagement

Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung eines bestimmten Projekts, um bestimmte Ziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens zu erreichen. Es stellt sicher, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert werden und den gewünschten Qualitätsstandards entsprechen.

Workflow-Management

Im Mittelpunkt des Workflow-Managements steht die Koordination und Optimierung von Aufgaben, Aktivitäten und Genehmigungen innerhalb eines definierten Prozesses. Es stellt sicher, dass die Arbeit effizient weitergeleitet, Fristen eingehalten und alle notwendigen Schritte abgeschlossen werden.

Programm-Management

Programmmanagement umfasst die Verwaltung mehrerer zusammengehöriger Projekte als koordinierte Anstrengung zur Erreichung organisatorischer Ziele. Dabei geht es darum, die Planung, Ausführung und Überwachung mehrerer Projekte zu überwachen und deren Ausrichtung auf strategische Ziele sicherzustellen.

Robotische Prozessautomatisierung (RPA)

RPA beinhaltet den Einsatz von Softwarerobotern oder Bots, um sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Ziel ist es, die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verbessern, indem manuelle Eingriffe reduziert und Fehler minimiert werden.

So schulen Sie Ihr Team in der Definition von Prozessmanagement

Teammitglieder sind anfälliger für Veränderungen, als viele Manager ihnen zutrauen. Allerdings wird BPM viel zu oft mit einer Set-and-Forget-Haltung begegnet. Es gibt kaum Veränderungen.

Wenn es darum geht, Ihrem Team die Definition von Prozessmanagement näher zu bringen, ist Ihr Ansatz wichtiger als die Art und Weise, wie Sie die Definition formulieren. Fragen Sie sich Folgendes:

• Warum möchte ich, dass mein Team die Definition von Prozessmanagement kennt?
• Wie profitiert das Team von der Kenntnis der Definition?
• Was sind meine Erwartungen an das Team, nachdem wir über BPM gesprochen haben?
• Möchte ich die Ideen meines Teams oder möchte ich nur, dass sie wissen, was BPM im Allgemeinen ist?

Wenn Sie einfach nur möchten, dass Ihr Team weiß, was BPM ist, dann ist Ihr Ansatz wahrscheinlich nicht der richtige.

Ihre Teammitglieder arbeiten jeden Tag mit etablierten Prozessen und wissen wahrscheinlich bereits, was verbessert werden könnte. Wenn Sie Prozessmanagement in Ihrem Team einführen, sollte es für Sie eine Möglichkeit sein, diese Kommunikationslinie mit Ihrem Team zu öffnen.

Von diesem Punkt an sollten sie gerne mit ihren Ideen zur Prozessverbesserung zu Ihnen kommen. Ihre Ideen sollten immer gehört werden.

Geschäftsprozessmanagementmodelle definiert

Beim Modellieren des Geschäftsprozessmanagements werden die Prozesse einer Organisation so dargestellt, dass sie analysiert, verbessert und möglicherweise automatisiert werden können.

Die ganze Idee von BPM-Modellen besteht darin, eine physische Darstellung eines Prozesses zu haben, die so gestaltet ist, dass sie für jeden, der ihn betrachtet, sinnvoll ist, egal ob es sich um Ingenieure oder Stakeholder handelt. Betrachten Sie es als eine Art Mindmap.

Beispiele für Prozessmanagementmodelle

Wie Sie bei der Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse vorgehen, bleibt Ihnen überlassen, es gibt jedoch einige bewährte Modelle, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

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Flussdiagramme

Flussdiagramme sind wahrscheinlich die bekanntesten Modelle und einfach und leicht zu erstellen. Indem Sie einfach verschiedene Formen verwenden, die durch Pfeile verbunden sind, können Sie leicht veranschaulichen, wie bestimmte Teile eines Prozesses in einen anderen übergehen.

Diese funktionieren im Allgemeinen am besten für einfache Prozesse oder zur Vereinfachung komplizierterer Prozesse.

Notation zur Geschäftsprozessmodellierung

Die Business Process Modeling Notion (BPMN) bildet Geschäftsprozesse mithilfe einer grafischen Notation ab. Das von der Object Management Group (OMG) entwickelte Ziel von BPMN besteht darin, selbst die komplexesten Geschäftsprozesse für alle im Team, vom Softwareentwickler bis zum Geschäftsanalysten, verständlich zu machen.

Sie können tatsächlich lernen, wie Sie ein BPMN kostenlos erstellen OMGs Website wenn dies das Modell ist, mit dem Sie fahren möchten.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme wurden vom amerikanischen Maschinenbauingenieur Henry Gantt erstellt und gibt es seit mehr als 100 Jahren. Diese Diagramme eignen sich am besten für zeitkritische Prozesse, da sie Balken verwenden, um die Fristen bestimmter Aufgaben oder Projekte zu verfolgen.

Gantt-Diagramme sind sequentiell und sehr leicht zu verstehen. Es gibt einen guten Grund, warum sie auch heute noch häufig verwendet werden.

Datenflussdiagramme

Mit Datenflussdiagrammen (DFDs) können Sie Datenströme visualisieren. DFDs funktionieren wie Flussdiagramme, verfügen jedoch im Allgemeinen über einen viel größeren Schlüssel, um die verschiedenen Formen und Farben klar und organisiert zu halten.

Mithilfe dieser Informationen können Sie sehen, wie Daten innerhalb eines Prozesses und auch zwischen Prozessen fließen. Sie sind im Allgemeinen besser für Ihr Team und nicht für Stakeholder, da sie je nachdem, wie viele Daten dargestellt werden, etwas kompliziert sein können.

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Implementierung eines Prozessmanagementsystems

Die Implementierung eines Prozessmanagementsystems, auch für einzelne Prozesse, muss nicht kompliziert sein. Befolgen Sie einfach diese Schritte:

Definieren Sie klar die Ziele und Vorgaben

Dies bildet die Grundlage für die Identifizierung der kritischen Prozesse, die verwaltet und verbessert werden müssen. Durch die Sicherstellung der Abstimmung zwischen dem Prozessmanagementsystem und der gesamten Geschäftsstrategie können Unternehmen ihre Bemühungen priorisieren und bessere Entscheidungen hinsichtlich der Prozessoptimierung treffen.

Bilden Sie die bestehenden Prozesse ab

Dazu gehört die Dokumentation der Schritte, Inputs, Outputs und Stakeholder, die an jedem Prozess beteiligt sind. Die Prozesskartierung bietet eine visuelle Darstellung der Abfolge von Aktivitäten und hilft dabei, potenzielle Engpässe, Ineffizienzen und Redundanzen in den Prozessen zu identifizieren.

Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten

Dies erfolgt durch die Bewertung der Effizienz, Effektivität und Leistung jedes Prozesses. Um den Erfolg der Prozesse zu messen und den Fortschritt in Richtung Verbesserungsziele zu verfolgen, können Key Performance Indicators (KPIs) definiert werden.

Optimieren Sie die Prozesse

Prozessverbesserungen können durch verschiedene Ansätze erreicht werden, wie zum Beispiel:

• Eliminierung unnötiger Schritte
• Manuelle Aufgaben automatisieren
• Rollen und Verantwortlichkeiten neu definieren
• Implementierung von Best Practices aus Industriestandards

Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse der Prozesse können Unternehmen Optimierungsbereiche identifizieren und Änderungen zur Steigerung der Effizienz umsetzen.

Herausforderungen bei der Implementierung eines neuen Prozessmanagementsystems

Die Implementierung eines neuen Prozessmanagementsystems kann eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Hindernisse, auf die Organisationen während dieses Prozesses stoßen können:

Widerstand zur Aenderung

Die Implementierung eines neuen Prozessmanagementsystems erfordert häufig eine Änderung der Denkweise und Änderungen an etablierten Arbeitsabläufen. Widerstand gegen Veränderungen kann von Mitarbeitern ausgehen, die an bestehende Prozesse gewöhnt sind und möglicherweise zögern, neue Arbeitsweisen einzuführen.

Mangelndes Buy-In

Die erfolgreiche Implementierung eines Prozessmanagementsystems hängt von der Unterstützung und Zustimmung der wichtigsten Stakeholder ab. Wenn Entscheidungsträger und Führungskräfte die Vorteile des Systems nicht vollständig verstehen oder den Wert des Systems nicht erkennen, kann es schwierig sein, die erforderliche Unterstützung und Ressourcen zu erhalten.

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Begrenzte Ressourcen

Die Implementierung eines neuen Systems erfordert Investitionen in Technologie, Schulung und Ressourcen. Begrenzte Budgets oder Ressourcenbeschränkungen können eine Herausforderung bei der Beschaffung der erforderlichen Tools und der Zuweisung der richtigen Personen für die Umsetzung des Implementierungsprozesses darstellen.

Datenmanagement

Bei der Implementierung eines Prozessmanagementsystems müssen häufig große Datenmengen erfasst und analysiert werden. Die effektive Verwaltung und Organisation dieser Daten kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Unternehmen nicht über effiziente Datenverwaltungsprozesse verfügen.

Integration mit bestehenden Systemen

Unternehmen verfügen möglicherweise bereits über etablierte Systeme und Tools, und die Integration des neuen Prozessmanagementsystems in diese bestehenden Systeme kann eine komplexe Aufgabe sein. Die Gewährleistung einer nahtlosen Integration und eines reibungslosen Datenflusses zwischen verschiedenen Systemen kann eine Herausforderung darstellen.

Prozessmanagement-Vorlagen

Schauen Sie sich unseren Blogbeitrag zu wesentlichen Prozessen für HR-Teams an. Manchmal ist es besser, BPM zuerst in HR-Teams zu implementieren. Dieser Beitrag enthält 60 kostenlose Vorlagen, die Ihr Team ausprobieren kann.

Wenn es Ihnen schwer fällt, sich zu entscheiden, welches Sie zuerst ausprobieren möchten, empfehle ich dieses:

So optimieren Sie Ihr Prozessmanagementsystem

Bei der Optimierung Ihres Prozessmanagementsystems geht es darum, ein System der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.

Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, sich nie zufrieden zu geben. Es gibt kein „Das funktioniert super, lassen wir es so wie es ist“, sondern die Einstellung: „Das funktioniert großartig, aber gibt es eine Möglichkeit, es noch besser zu machen?“

Wir haben einen ganzen Blog-Beitrag voller Ratschläge zur Verwendung Kontinuierliche Verbesserung zur Optimierung von Prozessen wenn Sie mehr erfahren möchten.