So erstellen Sie einen SharePoint-Link

Übersicht über SharePoint-Links

SharePoint ist eine großartige Plattform zum Arbeiten. Es hat eine Besonderheit: Links ! Damit gelangen Nutzer schnell zu ihren Dateien und Seiten.

Sie können einen Link mit dem Inhaltstyp „Link zum Dokument“ erstellen. Oder Sie können eine Verknüpfung für Dokumente erstellen und diese als Link verwenden. Sie können auch versuchen, SharePoint-Hyperlinks anzupassen, um benutzerfreundliche Hyperlinks mit Titeln zu erstellen. Oder verwenden Sie URL-Feldtypen, um beim Bearbeiten in Listen oder Bibliotheken Hyperlinks hinzuzufügen. Außerdem können Sie die Weitergabe von Hyperlinks außerhalb der Organisation deaktivieren. mit der URL-Einstellung unten.

Beachten Sie beim Erstellen von Links Folgendes:

• Überprüfen Sie die Berechtigungen für Ordner und Seiten.
• Seien Sie beim Teilen vorsichtig sensible Informationen per Link.
• Fragen Sie die IT-Abteilung oder Experten, wenn Sie sich bei der Verlinkung nicht sicher sind.

Befolgen Sie diese Tipps und erstellen Sie ganz einfach Links in SharePoint. Testen Sie Ihre Links immer nach der Erstellung. Viel Spaß beim Verlinken!

Erstellen eines SharePoint-Links

Um einen SharePoint-Link zu erstellen, müssen Sie auf die SharePoint-Website zugreifen und das Dokument oder Element auswählen, das Sie freigeben möchten. Klicken Sie dann einfach auf Link kopieren, um einen gemeinsam nutzbaren Link zu generieren. In diesem Abschnitt zum Erstellen eines SharePoint-Links erfahren Sie, wie Sie diese und weitere Dinge tun, damit Sie wichtige Dokumente und Informationen effektiv mit Ihrem Team teilen können.

Zugriff auf die SharePoint-Site

1. Öffne ein Webbrowser
2. Navigieren Sie zu Anmeldeseite für Office 365
3. Geben Sie Ihre ein E-Mail und Passwort
4. Suchen Sie die SharePoint-App Klicken Sie im Dashboard/auf der Startseite auf „Starten“.
5. Machen Sie sich auf der Homepage mit dem vertraut Benutzeroberfläche und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit .
6. Wenn Sie neu sind, nehmen Sie sich etwas Zeit Entdecken und verstehen Sie, wie es funktioniert .

Links in SharePoint erstellen ist auch ganz einfach: Suchen Sie das Dokument/die Datei, die Sie teilen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf „Link kopieren“ oder auf „Link abrufen“.
Wählen Sie eine von vier aus Verfügbare Links basierend auf Zugriffsberechtigungsebene (Anzeigen/Bearbeiten), Sicherheitsoptionen (Jeder/Bestimmte Personen) und Ablaufdatum .

Benachrichtigungen aktivieren um Benutzer über Änderungen an Dateien/Dokumenten auf dem Laufenden zu halten. Mit nur wenigen Klicks kann Ihr Team nahtlos und ohne Probleme mit der Versionskontrolle zusammenarbeiten.

Der Zugriff auf SharePoint muss nicht kompliziert sein. Befolgen Sie einfach die Schritte in diesem Handbuch und nutzen Sie die Funktionen in vollem Umfang. Die Wahl war noch nie einfacher!

Auswählen des Dokuments oder Elements

Bei der Auswahl eines Dokuments oder Elements für die SharePoint-Verknüpfung sind folgende wichtige Überlegungen zu berücksichtigen: Relevanz, Zweck und Zugänglichkeit . Identifizieren Sie Schlüsselwörter, Konzepte und das Gesamtziel, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Dies erhöht den Wert Ihrer Inhalte und verbessert das Lesererlebnis.

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Entscheiden Sie sich für ein einfacheres Format wie PDF oder Word statt komplexer interaktiver Tabellenkalkulationen. Verwenden benutzerdefinierte Metadaten oder Tags um Inhalte zu organisieren und zu kategorisieren. Erstellen Sie zugehörige Dokumente, um Kontext- und Hintergrundinformationen bereitzustellen. Durchdachte Auswahl erstellt SharePoint-Links effektiv und benutzerfreundlich .

Klicken Sie auf Link kopieren

Müssen Sie eine SharePoint-Datei freigeben? Klicken Link kopieren ist eine einfache Möglichkeit, jemandem Zugriff zu gewähren. Hier ist wie:

1. Gehen Sie zur Datei in SharePoint.
2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben dem Dateinamen.
3. Wählen Link kopieren aus dem Dropdown.

Auf diese Weise können Sie den Link kopieren und an jeden weitergeben, der ihn benötigt. Denken Sie daran: Jeder, der über den Link verfügt, kann die Datei anzeigen oder bearbeiten (je nach Berechtigungsstufe). Überlassen Sie es also nur autorisierten Personen.

Interessante Tatsache: Copy Link wurde erstmals in SharePoint 2016 eingeführt. Eine so kleine Funktion, aber sie hat das Teilen von Dateien für Menschen auf der ganzen Welt viel einfacher gemacht. Teilen ist wichtig – es sei denn, es handelt sich um einen SharePoint-Link, dann muss er sicher bleiben!

Teilen des SharePoint-Links

Um Ihren SharePoint-Link effektiv zu teilen, müssen Sie zwei Dinge berücksichtigen – die entsprechenden Berechtigungen und die Methode zum Teilen. Um dies effektiv zu tun, überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen, die Sie Ihrem Kollegen erteilen möchten. Anschließend können Sie den Link per E-Mail oder SMS teilen.

Auswahl der geeigneten Berechtigungen

Beim Teilen eines SharePoint-Links sind die richtigen Berechtigungen unerlässlich. Sie entscheiden, wer auf die Inhalte zugreifen und diese verändern darf. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Berechtigungen erteilen, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.

Kennen Es gibt drei Arten von Berechtigungen in SharePoint: Berechtigungsstufen, Gruppenberechtigungen und Benutzerberechtigungen .

• Berechtigungsstufen sind Berechtigungssätze, die Aktionen wie Lesen, Schreiben oder Löschen festlegen.
• Gruppenberechtigungen werden einer Gruppe von Menschen mit ähnlichen Zugangsbedürfnissen gegeben.
• Benutzerberechtigungen werden an einzelne Benutzer weitergegeben.

Durch die korrekte Zuweisung von Berechtigungen wird die Privatsphäre Ihres Teams gewährleistet und gleichzeitig der Erfolg sichergestellt. Erwägen Sie, externen Mitarbeitern, die keinen vollständigen Zugriff benötigen, begrenzte oder eingeschränkte Berechtigungen zu erteilen.

TechTarget sagt, Berechtigungen basieren auf der Mitgliedschaft eines Prinzipals in einer Sicherheitsgruppe . Für eine einfachere Nachverfolgung und Prüfung ist es wichtig, die Benutzermitgliedschaft in Sicherheitsgruppen zu kategorisieren und zu verwalten.

SharePoint-Links erleichtern das Teilen. Ohne die entsprechende Beachtung der Berechtigungen kann es jedoch zu Datenschutzverstößen mit schwerwiegenden Folgen kommen. Wählen Sie unter Berücksichtigung Ihrer Projektanforderungen das Richtige aus.

Senden des Links per E-Mail oder SMS

Teilen Sie den SharePoint-Link per E-Mail oder SMS mit Kollegen! Kopieren Sie es einfach aus SharePoint und fügen Sie es in die Nachricht ein. Fügen Sie eine Nachricht hinzu, um Kontext zum Link bereitzustellen.

Überprüfen Sie vor der Freigabe, ob jeder Zugriff hat oder Zugriff erhalten muss .

Sicherheit ist von entscheidender Bedeutung, wenn die Informationen auf der SharePoint-Website sensibel oder vertraulich sind . Passwortschutz Klicken Sie auf den Link oder nutzen Sie einen verschlüsselten Nachrichtendienst.

Profi-Tipp: Verwenden Sie benutzerdefinierten Hyperlink-Text anstelle einer langen URL, wenn Sie einen SharePoint-Link per E-Mail senden. Für die Empfänger ist es übersichtlicher und einfacher zu verstehen, worauf sie klicken.

Bearbeiten oder Entfernen eines SharePoint-Links

Um einen SharePoint-Link zu bearbeiten oder zu entfernen, greifen Sie auf die Option „Links verwalten“ zu. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, den Link nach Bedarf zu aktualisieren oder zu löschen. Wenn Sie wissen, wie Sie diese einfachen Aufgaben ausführen, können Sie Ihre SharePoint-Links mit nur wenigen Klicks organisiert und auf dem neuesten Stand halten.

Auf die Option „Links verwalten“ zugreifen

Greifen Sie auf die Option „Links verwalten“ zu, um SharePoint-Links zu verwalten . Folge diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zur Seite mit dem Link
2. Bewegen Sie den Mauszeiger und klicken Sie auf die drei angezeigten Punkte
3. Wählen Sie dann „Link bearbeiten“ oder „Link entfernen“.

Denken Sie daran, dass aus Sicherheitsgründen nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen SharePoint-Links ändern oder entfernen können .

Mit SharePoint 2010 begann alles! Die Funktion „Links verwalten“ wurde entwickelt, um die Website-Pflege für alle einfacher zu machen. Es ist ein Muss, um Inhalte zu aktualisieren und auf dem neuesten Stand zu halten. Das Aktualisieren oder Löschen Ihres SharePoint-Links ist jetzt einfach und stressfrei !

Aktualisieren oder Löschen des Links

Einen SharePoint-Link aktualisieren oder löschen? Super einfach! Befolgen Sie diese einfach 6 Schritte :

1. Melden Sie sich bei Ihrer Website an und navigieren Sie zur Seite.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Link, um das Bearbeitungssymbol zu öffnen.
3. Aktualisieren Sie die URL oder Beschreibung oder wählen Sie zum Löschen „Link entfernen“.
4. Klicken Sie zum Speichern auf „OK“ oder zum Abbrechen auf „Abbrechen“.
5. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Link aktualisiert/entfernt wurde.
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für andere Links, die aktualisiert/entfernt werden müssen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass durch das Löschen eines Links keine verbundenen Dateien/Dokumente gelöscht werden. Ergreifen Sie bei Bedarf weitere Maßnahmen.

Plus, SharePoint-Angebote Verfolgung des Versionsverlaufs für jeden Link So können Benutzer bei Bedarf auf bestimmte Versionen zurückgreifen.

SharePoint kam erstmals 2001 als Teil von Microsoft Office auf den Markt, ist heute jedoch ein eigenständiges Produkt, das von Organisationen weltweit verwendet wird. Organisieren Sie Ihre SharePoint-Links ordentlich mit Beschriftungen und ohne lose Enden!

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Best Practices für SharePoint-Links

Um den Erfolg Ihrer SharePoint-Links sicherzustellen, verwenden Sie diese Best Practices. Durch die Verwendung beschreibender Linknamen, die regelmäßige Überprüfung und Löschung von Links sowie die Pflege entsprechender Berechtigungen können Sie die Funktionalität Ihrer Links optimieren.

Verwendung beschreibender Linknamen

Für eine effektive Kommunikation auf SharePoint, Beschreibende Linknamen sind ein Muss . Vermeiden Sie Phrasen wie „hier klicken“ und verwenden Sie Labels, die den Seiteninhalt klar beschreiben. Beschreibende Linknamen erleichtern Benutzern die Navigation auf Ihrer Website und erleichtern Sie Suchmaschinen das Lesen Ihrer Inhalte.

Konzentrieren Sie sich beim Schreiben von Linknamen auf den Seiteninhalt. Anstatt Klicken Sie hier, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren , verwenden Entdecken Sie unsere umfassende Liste an Dienstleistungen . Halten Sie die Beschriftungen kurz, benutzerfreundlich und frei von Fachjargon.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Linknamen den verlinkten Inhalt genau widerspiegeln . Wenn Benutzer auf einen Link mit falschen Informationen klicken, wirkt sich dies auf ihr Erlebnis auf Ihrer Website aus. Überprüfen Sie vor der Veröffentlichung von Links noch einmal, ob die Bezeichnung den Seiteninhalt widerspiegelt.

Beschreibende Linknamen auf SharePoint verbessern die Benutzererfahrung und kommen der Suchmaschinenoptimierung zugute. Sorgen Sie dafür, dass die Beschriftungen präzise, ​​prägnant und auf den Seiteninhalt ausgerichtet sind . Auf diese Weise schaffen Sie eine leicht navigierbare Plattform für Besucher.

Regelmäßige Überprüfung und Löschung von Links

Das regelmäßige Löschen unnötiger Links ist für die Gesundheit Ihrer SharePoint-Website unerlässlich. Folgendes sollten Sie beim Überprüfen und Löschen von Links beachten:

1. Sehen Sie nach, ob der Link noch relevant ist und ob jemand in Ihrem Team ihn verwendet.
2. Finden Sie heraus, ob der Link Sie zu einer defekten oder veralteten Seite führt und ob es eine bessere Quelle gibt.
3. Überprüfen Sie Links, die für vorübergehende Dinge erstellt wurden, z. B. für die Registrierung von Veranstaltungen und abgelaufene Angebote.
4. Beseitigen Sie doppelte Links, die zum gleichen Inhalt führen. Sie können Benutzer verwirren und dazu führen, dass Ihre Website unordentlich aussieht.
5. Erstellen Sie Kategorien für Ihre Links. Legen Sie diejenigen, die nicht oft verwendet werden, in einen Archivordner.
6. Verwenden Sie Link-Tracking-Tools, um zu überwachen, auf welche Links die Benutzer Ihrer Website am häufigsten zugreifen.

Denken Sie daran, dass nicht alle Links gelöscht werden müssen – nur diejenigen, die nicht nützlich oder notwendig sind. Durch die Bereinigung Ihrer SharePoint-Site werden die Effizienz und das Benutzererlebnis verbessert.

Profi-Tipp: Weisen Sie einen Websitebesitzer zu, der alle Änderungen oder Wartungsarbeiten an SharePoint-Links überwacht. So gerät nichts in Vergessenheit und alles bleibt organisiert.

Und denken Sie daran: Wenn Sie jedem Zugriff auf alles in SharePoint gewähren, ist das so, als ob Sie Ihrer gesamten Nachbarschaft erlauben würden, in Ihrer Unterwäscheschublade zu stöbern!

Aufrechterhaltung der entsprechenden Berechtigungen

Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Benutzer nur Zugriff auf die erforderlichen Informationen haben – richten Sie Gruppen ein und weisen Sie Berechtigungen basierend auf Rollen zu. Überprüfen und aktualisieren Sie diese Berechtigungen regelmäßig, wenn Mitarbeiter kommen und gehen oder sich die Rollen ändern. Ziehen Sie Tools zur automatischen Berechtigungsverwaltung in Betracht, um manuelle Aktualisierungen zu reduzieren.

Ein klassisches Beispiel für unzulässige Berechtigungen ereignete sich im Jahr 2014, als ein Auftragnehmer des US-Verteidigungsministeriums vertrauliche Dokumente über eine ungesicherte SharePoint-Site durchsickerte.

Die Aufrechterhaltung der richtigen Berechtigungen ist für die SharePoint-Datensicherheit von entscheidender Bedeutung. Erinnere dich an regelmäßig überprüfen und aktualisieren und nutzen Sie automatische Tools, um Ihr Unternehmen vor Lecks oder Verstößen zu schützen.

Fazit und Zusammenfassung der Schritte

SharePoint ist ein großartiges Tool für Unternehmen! Mit nur wenigen Klicks können Sie ganz einfach einen SharePoint-Link erstellen. Hier ist eine Erinnerung, wie es geht:

1. Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Site.
2. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die Sie freigeben möchten.
3. Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“.
4. Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn per E-Mail oder Messaging-Apps mit Kollegen oder Teamkollegen.

Vergessen Sie nicht: Sie können die Berechtigungen für einzelne Dateien und Ordner anpassen. Am besten ist es jedoch, die besten Sicherheitspraktiken anzuwenden.

Denken Sie daran, dass die richtigen Maßnahmen zur Zugriffskontrolle zum Schutz Ihrer Daten beitragen können. Bevor Sie die Links teilen, bewerten und analysieren Sie die Zugriffsanforderungen.

Das Erstellen von SharePoint-Links erleichtert die Kommunikation in einer Organisation. Dadurch werden Produktivität und Effizienz gesteigert. Lassen Sie sich nicht von der Angst, etwas zu verpassen, davon abhalten, dieses Tool zu verwenden. Beginnen Sie mit der Erstellung dieser Links und tragen Sie dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte webbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Es ermöglicht Benutzern das Erstellen und Verwalten von Websites, Dokumenten, Bibliotheken, Listen und mehr.

Wie kann ich meine 401k überprüfen?

2. Wie erstelle ich einen SharePoint-Link?

Um einen SharePoint-Link zu erstellen, gehen Sie zu dem Dokument oder der Datei, zu der Sie einen Link erstellen möchten, klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie im Dropdown-Menü Link kopieren aus. Anschließend können Sie den Link an der gewünschten Stelle einfügen.

3. Kann ich den SharePoint-Link anpassen?

Ja, Sie können den SharePoint-Link anpassen, indem Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ neben dem kopierten Link klicken und im Dropdown-Menü „Einstellungen“ auswählen. Von dort aus können Sie die Bearbeitung zulassen, Ablaufdaten festlegen und vieles mehr.

4. Wie teile ich einen SharePoint-Link?

Um einen SharePoint-Link zu teilen, kopieren Sie einfach den Link wie oben beschrieben und senden Sie ihn an die Person oder Personen, mit denen Sie ihn teilen möchten. Sie können den Link auch per E-Mail, Microsoft Teams oder anderen Tools für die Zusammenarbeit teilen.

5. Ist es möglich, einen SharePoint-Link zu widerrufen?

Ja, Sie können einen SharePoint-Link widerrufen, indem Sie im Menü „Einstellungen“ für den Link auf „Linkberechtigungen ändern“ klicken. Von dort aus können Sie den Zugriff für bestimmte Personen oder Gruppen entfernen oder sogar den Link so ändern, dass er nicht mehr zugänglich ist.

6. Wie verwalte ich SharePoint-Links?

Sie können SharePoint-Links verwalten, indem Sie zum Abschnitt „Links“ Ihrer SharePoint-Website gehen. Von dort aus können Sie alle von Ihnen erstellten Links sehen, ihre Einstellungen bearbeiten und sie bei Bedarf sogar löschen.