Was ist ein Prozess? Ein nicht langweiliger Leitfaden für normale Leute

Prozesse sind viel interessanter, als man zunächst denkt. Das ist kein Scherz – ich schwöre, sie sind interessant. Aber was ist ein Prozess?

Obwohl sie es sind definiert als eine Sammlung miteinander verbundener Arbeitsaufgaben, die als Reaktion auf ein Ereignis eingeleitet werden, das ein bestimmtes Ergebnis erzielt , es gibt eine kleine Hintergrundgeschichte, die uns hilft, die Beruhigungsmittel des Unternehmens zu durchbrechen und zu verstehen, was ein Prozess ist und warum Prozesse wichtig sind.

Zunächst ein paar Beispiele für Prozesse:

• Reinigung des Ladens
• Suche nach einer E-Mail-Adresse
• Bereitstellung von Software
• Kundenprofilierung
• Onboarding eines neuen Mitarbeiters
• Eine Hochzeit planen

Aber warum gibt es diese Prozesse? Warum sind das nicht nur Aufgaben, die erledigt werden müssen? Der Punkt ist, dass Sie bei der Formalisierung eines Prozesses über den Arbeitsablauf mit Blick auf die Produktivität nachdenken und dies die Ausführung und Optimierung erleichtert.

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Der allererste Geschäftsprozess

Die früheste bekannte Definition eines Geschäftsprozesses stammt von einem schottischen Ökonomen Adam Smith . 1776 zerlegte er seine Idee auf die einfachsten Elemente beschrieben Ein Geschäftsprozess in einer theoretischen Anstecknadelfabrik, bei dem 18 verschiedene Personen an der Herstellung einer Anstecknadel beteiligt sind:

Ein Mann zieht den Draht heraus, ein anderer richtet ihn gerade, ein dritter schneidet ihn ab, ein vierter richtet ihn, ein fünfter schleift ihn an der Spitze, um den Kopf aufzunehmen: Um den Kopf herzustellen, sind zwei oder drei verschiedene Arbeitsgänge erforderlich: ihn aufzusetzen ist eine Ein besonderes Geschäft, das Bleichen der Nadeln ist ein anderes … und das wichtige Geschäft der Herstellung einer Nadel ist auf diese Weise in etwa achtzehn verschiedene Arbeitsgänge unterteilt, die in einigen Manufakturen alle von unterschiedlichen Händen ausgeführt werden, in anderen jedoch manchmal derselbe Mann Führen Sie zwei oder drei davon durch.

Warum sollte es uns wichtig sein, wie viele Personen für die Herstellung der Stecknadeln erforderlich sind oder wie viele Schritte der Prozess umfasst? Nun, Smith hat das herausgefunden Durch die Erstellung eines Prozesses und die Zuweisung der Schritte an einzelne Spezialisten konnte die Produktivität gesteigert werden 24.000 % .

Die Funktionsweise einer Nadelfabrik aus dem 18. Jahrhundert und das Bild, das Adam Smith dazu inspirierte, die erste Definition eines Geschäftsprozesses zu schreiben.

Mit Prozessen 5-mal schneller arbeiten

Für die Arbeitsteilung ist ein Prozess notwendig, da die Aufgabe nicht mehr nur im Kopf einer Person liegt.

Der Full-Stack-Pin-Ingenieur ist vielleicht eine gute Person, um den Prozess zu schreiben, aber er sollte ihn nicht von Anfang bis Ende alleine durchführen – die Arbeit ist 240-mal effizienter, wenn sie auf Pin-Spezialisten aufgeteilt wird: die Person, die Pin-Drähte schneidet Der ganze Tag ist weniger fehlbar als der Solo-Pin-Meister. Hören wir auf, über Pins zu reden.

An einem Wintermorgen im Jahr 1907 Henry Ford brachte Charles E. Sorensen zu Piquette Avenue-Pflanze , ein leeres Gebäude in Detroit, das später zum Geburtsort des ersten in Massenproduktion hergestellten erschwinglichen Autos Amerikas werden sollte. „Wir werden einen völlig neuen Auftrag beginnen“, sagte er dem Produktionsleiter.

Das Werk Piquette Avenue in Detroit, Michigan. Der Standort der weltweit einflussreichsten Geschäftsprozessimplementierung.

Ford erläuterte seine Idee für ein neues Verfahren. Anstatt dass ein Handwerker allein ein Produkt herstellte, wurde jedem beigebracht, eine von 84 einfachen, sich wiederholenden Arbeiten auszuführen. Mit diesem neuen Prozessansatz verkürzte Ford die Herstellungszeit des Modell T von 12,5 Stunden auf 2,5 Stunden gesenkt.

Das war nicht nur ein Triumph für Fords Bankkonto, es war auch einer der revolutionärsten Momente überhaupt, nicht nur in der Geschichte der Automobile oder der Fertigung, sondern in der gesamten Geschäftsgeschichte.

Die drei Arten von Prozessen, die jedes Unternehmen benötigt

Du weißt, dass Prozesse sind eine Reihe logischer Anweisungen, die von Anfang bis Ende ausgeführt werden müssen , aber wussten Sie, dass es drei Arten von Prozessen gibt? Diese sind:

• Managementprozesse
• Betriebliche Prozesse
• Unterstützende Prozesse

Managementprozesse

Bei Managementprozessen geht es nicht so sehr darum, eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen, sondern vielmehr um die Planung und Prognose der Zukunft des Unternehmensbetriebs.

Ein Beispiel für einen Managementprozess könnte darin bestehen, dass ein CEO plant, wie er die Zeit und Energie des Marketingteams für eine PR-Einführungskampagne am besten organisieren kann. Der Prozessteil würde darin bestehen, Ressourcen zuzuweisen, Zeitrahmen zu definieren und zu überprüfen, ob die Systeme vorhanden und optimiert sind.

Betriebliche Prozesse

Operative Prozesse betreffen Ihren Kerngeschäftsprozess. Wenn Sie ein T-Shirt-Unternehmen sind, besteht einer Ihrer Kernprozesse darin, Bestellungen per Telefon entgegenzunehmen. Eine andere wäre, hergestellte T-Shirts zum Versand zu bringen.

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Was auch immer Ihr Unternehmen im Kern tut, es sollten wasserdichte Prozesse vorhanden sein, um Ihr Unternehmen skalierbar und effizient zu machen.

Unterstützende Prozesse

Überraschung Überraschung – unterstützende Prozesse unterstützen die Management- und Betriebsprozesse. Das Unternehmen verlässt sich auf diese Prozesse, um dies zu unterstützen Planung Und tun Teile des Unternehmens. Dabei handelt es sich um Prozesse wie technischen Support, Mitarbeiter-Onboarding oder die Einstellung eines Praktikanten.

Das Unternehmen tut dies zwar nicht, um Geld zu verdienen, aber sie erleichtern die Haupteinnahmequelle und sorgen dafür, dass die Managementprozesse etwas zu verwalten haben und die Betriebsabläufe so reibungslos wie möglich ablaufen.

Die Anatomie eines Prozesses

Wenn ein Prozess auf Papier (oder hoffentlich digital) dokumentiert wird, erfolgt dies in Form eines Standardarbeitsanweisungsdokuments. Sie gehören zwar nicht zu den Dingen, die man während eines 18-stündigen Fluges zur Lektüre mitnehmen würde, aber sie machen Prozesse viel einfacher zu verstehen, zu verteilen, zu lehren und zu optimieren.

Eine SOP kann Folgendes enthalten:

• Eine Kopfzeile mit Titel, Datum, Autor und ID
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungsliste
• Das Team oder die Einzelperson, die für die Ausführung jeder Aufgabe verantwortlich ist
• Die Ressourcen (Ausrüstung, Geld, Zeit, unterstützende Teams), die der Benutzer benötigt
• Verweise auf andere SOPs

Typischerweise erstellen Unternehmen und Regierungsbehörden komplexe SOP-Dokumentationen. Klicken Hier Hier finden Sie ein Beispiel für ein Einführungsdokument zu einer Reihe von SOPs, die von General Electric für Mitarbeiter erstellt wurden, die mit UNICORN-gesteuerten Systemen arbeiten. Sie werden feststellen, dass es eine Tabelle mit Codenummern und SOP-Bezeichnungen sowie Erläuterungen zur Terminologie gibt.

Holen Sie sich einen Auszug aus einer aktuellen SOP für den Kauf eines Fahrzeugs Hier . Auch hier ist es sehr gründlich und verwendet den gleichen Stil, den viele Unternehmen verwenden, um sicherzustellen, dass die SOP wasserdicht ist.

… Aber manchmal ist eine SOP gar nicht so kompliziert.

Kleinere Unternehmen schreiben effiziente Prozesse, die lediglich die Arbeit erledigen, und es ist weniger Bedarf an Autor und SOP-ID, wenn sie mit SOP-Software geschrieben werden, die diese manuell erstellt. Das Gleiche gilt für den Abschnitt „Referenzen“, der jetzt mit Hyperlinks ausgestattet ist. Nachfolgend finden Sie eine einfache SOP, die von Process Street erstellt wurde:

Die Probleme lösen Prozesse

Im Checklisten-Manifest – einem Buch, über das wir nicht aufhören können zu reden um – Atul Gawande spricht darüber, wie er im Johns Hopkins Krankenhaus einen Sicherheitsprozess implementiert hat.

Es schien einfach und war nicht so cool wie die anderen Ideen, die sie gehabt hatten, wie zum Beispiel die Roboterchirurgie. Aber in Wirklichkeit war es das effektivste Werkzeug, das man hätte implementieren können, und es war nur ein Blatt Papier.

Bei einer Befragung nach der Einführung der Checkliste gaben 78 % des medizinischen Personals im Krankenhaus an, dass sie bemerkten, dass die Checkliste einen Fehler verhinderte. Und der ultimative Beweis: 93 % der Chirurgen würden sich wünschen, dass die Checkliste bei ihnen angewendet wird, wenn sie sich im Operationssaal einer Operation unterziehen.

Dies ist der Prozess:

Das nächste Beispiel ist greifbarer und katastrophaler.

Am Morgen des heißesten Tages des Jahres – dem 17. Juli 1865 – kollidierten in Whitemarsh Township, Pennsylvania, zwei Züge, die größtenteils mit Kindern beladen waren, wobei etwa 60 Menschen getötet und über 100 verletzt wurden.

Ein Gemälde des großen Zugunglücks von 1856 von einem unbekannten Künstler

Die Ursache? Wikipedia hat es aufgeführt als „menschliches Versagen“.

Die Züge zogen weit mehr Waggons, als sie bewältigen konnten, was bedeutete, dass die Lokführer regelmäßig anhalten mussten, um den Motordruck wiederzugewinnen, den sie für die Weiterfahrt benötigten. Durch dieses unberechenbare Verhalten hielt der Zug seinen Fahrplan nicht ein und teilte dies den umliegenden Bahnhöfen nicht mit.

Der Fahrer dachte, er könne die verlorene Zeit aufholen und den Zeitplan einhalten, also ließ er den Motor aufheulen, nahm eine Ausweichstrecke und dachte, er würde der Strecke entkommen Aramingo Etwa zur gleichen Zeit fuhr ein weiterer Zug aus Wissahickon ab.

In einer unübersichtlichen Kurve prallten die Kessel der beiden Züge zusammen und verursachten eine Explosion, die bis zu 5 Meilen entfernt zu hören war. Die drei Waggons, die den Kesseln am nächsten waren, wurden in Splitter gerissen, die übrigen fingen Feuer und entgleiste.

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Als Reaktion auf diese Katastrophe North Pennsylvania Railroad ihre Prozesse angepasst. Sie verfügten, dass sich keine zwei Züge, die in zwei Richtungen fahren, dasselbe Gleis teilen dürfen, und die Telegrammkommunikation mit nahegelegenen Bahnhöfen wurde zur Pflicht gemacht.

Nutzen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen

Heutzutage warten Unternehmen (normalerweise) nicht mehr, bis ein katastrophaler Ausfall eintritt, bevor sie sich Gedanken über Prozesse machen. Wenn Sie Prozesse nicht offiziell nutzen, ist es nie zu früh.

Holen Sie sich ein kostenloses Process Street-Konto und beginnen Sie mit der Erstellung von Prozessen, der Systematisierung Ihres Unternehmens und der Aufteilung von Aufgaben. Wie wir gesehen haben, können Prozesse die Produktivität um 24.000 % steigern.

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Unternehmen, die Prozesse implementieren, haben eine um 280 % höhere Erfolgsquote an ihren Projekten (95 %) im Vergleich zu denen, die dies nicht tun (25 %).

Beginnen Sie in weniger als einer Woche mit der Kostensenkung, indem Sie die Arbeit Ihres Teams systematisieren, Engpässe beseitigen und verschwendete Zeit und Mühe vermeiden.

Was steht im Buch?

• Was ist ein Prozess? Ein nicht langweiliger Leitfaden für normale Leute
• Wie Prozesse Ihr Unternehmen vor Abstürzen und Bränden schützen
• Warum die Normalisierung abweichender Verhaltensweisen Ihrem Unternehmen schadet
• Was ist Geschäftsprozessmanagement? Eine wirklich einfache Einführung
• Geschäftsprozessanalyse (ohne langes Gähnen)
• Warum Sie sich mit der Geschäftsprozessmodellierung beschäftigen sollten
• So wechseln Sie zur BPM-Software, wenn Sie nur Papier verwenden
• Geschäftsprozess-Reengineering: Was tun, wenn Ihr Unternehmen scheitert?
• Ist Business Process Outsourcing für Ihr Kleinunternehmen relevant?